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XXXX集团股份有限公司 采购管理控制制度 PAGE 10 采购管理控制制度 第一章 总则 一、控制目标 （一）规范采购付款行为 （二）防范采购过程中的差错和舞弊 （三）降低采购成本，提高采购效率 二、适用范围 本制度所称采购，主要是指公司外购商品并支付价款的行为。公司外购服务并支付价款的控制，可以参照本制度的规定执行。 本制度适用于公司的外购商品并支付价款的行为。具体包括原材料、辅助材料、备品备件、设备等外部购付行为。各分子公司参照执行。 三、需关注的风险 （一）采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。 （二）采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。 （三）请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致公司资产损失、资源浪费或发生舞弊。 （四）采购行为违反法律法规和公司规章制度的规定，可能受到有关部门的处罚造成资产损失。 （五）验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失。 （六）付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致公司资金损失或信用受损。 第二章 职责分工和授权批准 四、不相容岗位分离 （一）物资的请购与审批分离。 （二）供应商的选择与审批分离。 （三）采购合同协议的拟订、审核与审批分离。 （四）物资的采购、验收与相关记录分离。 （五）付款的申请、审批与执行分离。 （六）公司不得由同一部门或个人办理采购付款的全过程业务。 五、 经办和核算采购付款业务人员的素质要求 （一）具备良好的职业道德、业务素质。 （二）熟悉公司所需物资的集散地、性能等基本知识。 （三）熟悉国家相关法律法规，国际惯例及相关贸易知识。 （四）符合公司规定的岗位规范要求。 六、业务归口办理及职责 （一）采购岗位负责寻找货源，协商价格、处理订单、签订合同执行公司采购政策。 （二）相关部门协助采购岗位负责验货的具体事宜。 （三）技术部主要负责质量控制。 （四）财务部主要负责采购资金的安排、货款的结算和记录。 （五）供应商的款项、采购发票等核对由财务部与采购岗位协同完成。 （六）严禁未经授权的部门和个人经办采购付款业务。 七、授权审批 （一）授权方式 1、公司对董事会的授权由公司章程规定和股东大会决定； 2、公司对董事长和总经理的授权，由公司董事会决定； 项目 审批人 审批权限 采购政策、信用政策 各经营中心领导 以办公会议形式审定。 进货资金需求计划 采购部主管 采购部内资金平衡会讨论确定。 进货资金需求计划 各经营中心领导 （1）审定付款额度。 编制《用资申请表》 分管总经理、采购部负责人 采购岗位负责人依照审定付款额度编制资金申请表。 上报《用资申请表》 分管总经理、各经营中心领导、财务部负责人 对采购岗位负责人上报的《用资申请表》逐级审批。 支付 采购人员、采购部负责人、分管总经理、财务部负责人 （1）采购岗位依照《用资申请表》； （2）财务部办理货款支付手续。 3、公司总经理对采购业务相关人员的授权，由公司以文件的方式明确。 （二）审批权限 （三）批准和越权批准处理 1、审批人在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。 2、经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购付款业务。 3、对于审批人超越授权范围审批的采购付款业务，经办人有权拒绝并应拒绝办理，并及时向审批人的上一级授权部门报告。 第三章 采购与验收控制 八、政策控制 （一）公司对采购业务制定明确的目标，列入年初预算计划，紧急零星采购，必经授权批准，事后实时履行预算调整程序。 （二）严格执行比价机制。大宗商品或服务等的采购采用招投标方式；一般物品或服务等的采购采用询价法，货比三家，确保采购回来的物料价廉质优。在进购时都应将所寻的三家或三家以上的单位资料记录在《物资采购寻价单》中，对确定可以为公司提供物料的供应商签订供销合同，如无三家供货商的特殊物品，必须向主管领导汇报（报价单附采购合同）才能采购，违者扣1天工资/次。 （三）公司大宗物料采购业务均签订合同或相关协议，以保证供货及时有效。采购部内勤将每批物料的价格录入电脑，做好采购合同台账，作为以后采购过程中寻价比价的依据，也便于采购部随时查询，未录入电脑、未做台账扣当事人1天工资/次。 (四) 疫苗采购：疫苗采购由采购员联系疫苗生产厂家，并检测疫苗是否合格后，报董事长审批订价后进行采购。 (五) 包装材料采购：分子公司将包装签字稿转给采购部，联系包装供应单位、定价。新包装的印刷，新产品包装的印刷品应先订价后再印刷，第一批不得超过100件或按最小印刷量印制，防止造成包材积压和浪费，若不按此规定执行者造成损失或浪费由审批人承担全部损失。无稿件的可参照原辅料采购程序执行，对变