物业公司收发函件及存档程序指引.docVIP

收发函件及存档程序指引 发件 全部本部对外一切函件（不包括内部备忘录），概由经理职务以上签发，方视为合格的对处书信，若遇状况特殊者，需经总监授权方可执行。另一般对外函件应留意用词当，格式全都，并于每函件上注明档案编号，便利日后查阅。 书函格式： 房地产E网 / 物业经理人 / 房地产E网 / 1.2.1信件格式 敬启者： 有关: XXXXXX装修指南及用户手册修改 承 贵司交来上述文件。经敞司及有关部门细阅后，兹附上有关的意见及修改，谨请 贵司作出相应更新及注释并期望修改可于本年 月 倍讯易 / 日前掷回。若认为有需要，欢迎支配联席会议，以解其中之疑问。 祝安！ 此致 XXXXXXX物业有限公司 物业管理部董事 XXXXXX先生台照 养殖之家 / 2.2备忘录格式 备忘录 致 ：XXXXXX先生 （其次项目组） 抄报 ：XXXXXX先生 由 ：XXXXXX （物业管理部） 事由 ：XXXXXXXXXX物业移交资料 承 贵部备忘录通知，我部仅期望下列文件能于物业移交前可以全数集齐，以便利参与调试，接收及便利日后管理。 建筑许可证； 征用土地批文，协议书及红线图； 工程质量查监所发出的成果报告； 工程竣工验收证明书； 环保局的验收合格证； 消防设备验收合格证； 电梯设施验收合格证； 各项设备的修理及使用手册； 大厦的土建及设备最终图则； 各机电设备的现场试验报告； 各有关的后备零件及材料； 各承判商的名称、地址、负责人姓名及联络电话； 各有关公用机构的名称、地址、负责人姓名及联络电话； 经与 贵部XXXXXX先生及营业部XXXXXX君磋商，暂定接收日期为月n 日，但以大楼一切设备的安装及完好为大原则，如若 贵部在供应时有任何问题，请与本人或XXXXXX君联络。 敬谢！ -------------- XXXXXX先生 会议记录格式 XXXXXXXX管理工作第XXXX次会议记录 日期 ：一九 年 月nn日 时间 ：上午十时正 地点 ： 出席 ： 先生 （ 有限公司） 先生 （ 有限公司） 先生 （ 有限公司） 会议内容 跟进 A. B. C. D. 收件 全部接收函件，除在封套上注明〖个人〗或〖机密〗外，概由总监集中开启，并即时盖上本部之存阅印章（发票、通知单、收据等除外），各员工应依据章上指示，处理或跟进当中的工作，在完成后交回总监秘书存档。 存阅印章样本： 存档 1本部档案分为三类：一为〖机密〗档案，此档案当由总监保存，二为〖固定〗档案，此档案内存有关该物业的一切批文、证书、管理公约及售楼书等资料，三为〖大厦〗档案，此档案内存一切有关大厦日常书函有操作资料。 存档名目样本： 3.1 〖大厦档案〗名目 A. 批文覆印本 B. 政府条例 C. 书函（发出） D. 书函（收来） F. 备忘录（发出） G. 备忘录（收来） I. 大厦通告 J.K. 公用事项、风火水电 L. 修理保养 M. 财务单据 O. P.Q. S. T.U. 大厦报告 W. 会议记录 X.Y.Z 房地产E网 /