公司内部钥匙管理规程.docxVIP

PAGE PAGE 1 公司内部钥匙管理规程 　　1.0目的　　有效的对钥匙进行规范管理　　2.0适用范围　　适用于本公司内部钥匙管理　　3.0相关说明　　4.0职责　　4.1工程主任/主任：负责与施工单位钥匙移交的确认，并与住户中心做好移交手续。　　4.2住户中心主任/主管：负责与工程部钥匙移交的确认，并对钥匙的保管进行定期检查.　　4.3工程人员：负责对钥匙的单位、数量、编号及适用性进行逐一确认。　　4.4物业助理：负责对移交的钥匙单位、数量、编号及适用性进行逐一确认，并做好钥匙的标识与借用登记。　　5.0内容　　5.1移交钥匙　　5.1.1分包单位施工完工后与工程部人员进行钥匙移交手续，工程人员需对分包单位移交的钥匙进行逐一核对，对移交钥匙的单位编号、数量及适用性进行确认。　　5.1.2工程部“验收小组”组长/工程员在门锁验收工作完毕后，按《钥匙验收记录表》要求记录合格的单位编号和数量，并要求施工队交匙人签名确认，然后将钥匙联同对应表格移交给住户中心.　　5.1.3物业助理依据《钥匙验收记录表》核对工程部“验收小组”交来的钥匙，当实际接收钥匙数目与《钥匙验收记录表》“数量”项相符时，应在“签收确认”项标“√”。否则，应将实际状况在“备注”栏注明。核对完毕，应在《钥匙验收记录表》签名确认。　　5.2钥匙整理与保管　　5.2.1物业助理应标清钥匙单位编码并整齐有序地放置在钥匙柜中，并在钥匙柜贴上示签，加以注明。　　5.2.2业主/住户托付保管钥匙时，物业助理应在《业主托存/移交钥匙登记表》和上作相应记录，并将钥匙按单位编号整齐有序地放置在钥匙柜中，业主/住户前来领取钥匙时，物业助理凭“xx花园住户证”和“业主身份证”移交钥匙给业主。同时，应在《业主托存/移交钥匙登记表》中标注移交日期，请业主签名确认。并在《托存钥匙日期登记表》中取消该单位钥匙托存日期。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主或合法住户时，物业助理不得将钥匙转交。　　5.2.3住户中心主任/主管应支配专人定期对钥匙柜内的标签和钥匙单位编号进行检查，如发觉标签、编号脱落或模糊不清时，应准时更新改进。　　5.3钥匙借用与归还　　当公司员工或其他施工单位因公事要求外借钥匙时，物业助理应检查借匙人的工作证，并由借匙人签名确认。　　5.3.1花园管理区、工程部、绿化部、经营部、售楼部借匙状况分别按《___部门借钥匙登记表》要求填写日期、钥匙编号、数量、借匙人;　　5.3.2对于其他施工单位借钥匙状况应由工程人员代借，并在《其他部门长期借钥匙登记表》中签字确认。　　5.3.3对于未入住单位的业主的借匙状况应由售楼人员代借，并在《业主借匙看房登记表》中签字确认。　　5.3.4办理钥匙退还手续时，物业助理应在核对钥匙楼量后，在对应的登记表中标注钥匙退还日期，并在“接收人”一栏签名确认，然后，按钥匙单位编码整齐有序地放置在钥匙柜内。　　5.3.5住户中心主任/主管应支配物业助理依据各类登记表的记录检查钥匙的借还状况，发觉借期超过一星期不还钥匙者，应填写《钥匙催还单》发送到借钥匙部门催还。　　5.4钥匙的损坏或丢失　　5.4.1当接到丢失或损坏钥匙报告时，物业助理应按《钥匙管理备忘录》要求记录事件经过，并报告住户中心主任/主管。住户中心主任/主管与业主联系，征得业主同意后，采取补配钥匙或换锁措施，确保遗失钥匙单位的安全，住户服务中心将处理结果记录在《钥匙管理备忘录》。　　5.5全部与钥匙管理有关的记录就归档保存两年。　　6.0 相关文件　　文件编号 文件名称　　7.0质量记录　　记录编号 记录表格