医院物业管理公司客户服务部管理制度.doc

医院物业管理公司客户服务部管理制度 一、?投诉处理制度1、?接待用户投诉时，耐心倾听，态度和蔼。2、?对所有投诉，包括来电、来函及来访，需将投诉内容登记在《来人来电来访登记表》中。3、?在投诉中，凡需要进行处理的问题，由接待人员填写《用户投诉处理单》，交相关部门负责人处理并要求其处理完毕后，将《用户投诉处理单》交还客户服务部，客户服务部致电回访。4、?投诉中，如遇重大投诉，需上报物业中心经理。5、?客服部将负责组织每季度的用户投诉汇总、分析。定期召开例会，责任部门对本部门的投诉进行分析，并确定应采取的纠正和预防措施。6、?客服部将每季度的投诉汇总、分析应采取的纠正、预防等措施形成《用户投诉分析报告》上报物业公司总经理审批。二、档案管理制度1、根据国家档案法和档案管理规定，对各部门档案进行管理，确保档案准确、系统和完整，更好的为管理服务。2、档案人员认真应履行工作职责，努力钻研业务，不断提高管理水平，对归档的档案要认真整理加工，做到归档完整、系统、准确。3、宣传并遵守《档案法》，作好各种门类和载体（纸、相片、胶卷、磁带、磁盘等）文件材料的建档、归档、修补等工作。4、对收到的档案材料应及时进行分类、整理、排列、编号、归档或存入电脑,做到熟悉库藏、管理科学、查找迅速。5、对档案库房的门、窗、柜、锁要经常检查,适时通风，施放防虫、防尘和防鼠等工作。每季度全面检查一次档案保管状况，对破坏、变质的档案及时进行修复制，确保档案的完整，并对作废档案及时销毁。6、档案人员要自学遵守保密守则制度，未经领导批准，不得自行扩大借阅范围，不准擅自向外透漏档案内容。7、认真做好档案的收进、保管、统计和移交工作，积极开展档案利用工作，为领导决策提供依据。三、例会制度每周五9:00参加人员：主要负责人内容：总结一周工作情况并对下周工作进行部署，协调各部门关系，将一些集中问题协商解决。会议记录：王凡四、文件管理制度1、公司的各项制度、文件下发到物业中心的必须经每位管理人员签字后存档。2、物业中心制定的各项内部管理制度，必须经管理人员开会讨论签字认可后下发执行。