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- PAGE 2 - 宴会办事培训 第五章 宴会办事 是在普通用餐底子上生长而成的一种高餐形主之间为了表现欢迎.祝贺.报答.喜庆等目的而举行的一种隆重.正式的餐饮运动,宴会按内容和形式的差别可分为中餐宴会.西餐宴会.冷餐酒会。鸡尾酒会。茶话会等。 第一节 宴会预定 宴会预定是一项具有较强专业而又有较大灵活性的事情。宴会预定历程既是产物推销历程，又是客源组织历程，所以，饭馆应凭据宴会举办者要求，积极推销，受理预定，并组织为完成宴会而需要的各项办事事情。 一：宴会预定方法 （一） 直接预定（面谈） 直接预定是宴会预定较为有效，实用的方法。在宴会范围较大，宴会出席者的身份较高或宴会尺度较高的情况下，宴会举办单元或小我私家一般都要求劈面洽谈，直接预订。饭馆宴会销售员或预定员应凭据客人要求详细介绍宴会园地和所有细节摆设，如厅堂部署，菜单设计，席位摆设，办事要求等，应尽量满足客人提出的各项要求，并商洽付款方法，填写宴会预定单，记载预定者的联系地点，电话号码等以便日后用信或电话号码等方法与客人联系。 （二）：电话预定 电话预定是另一种较为有效的宴会预定方法，常用于小型宴会的预定，查询饭馆宴会资料，核实宴会细节等在饭馆的常客中有为多见。别的，大型宴碰面谈，宴会的落实或某项的变动等通常也是通过电话来通报相关细节，填写宴会 预定单等。 除上述两种主要的宴会预定方法外，客人还可以通过信，传真等方法来进行宴会预定。 二 ，宴会预定步伐 （一） 担当预定 1 ，热情应接。宴会预定员应热情，礼貌地欢迎每一位前来预定宴会的客人。看到客人前来，应起身宴会预定员客人宴会身相迎，请客人入座后送上茶水和毛巾，自报姓 名和职务后询问客人尊姓台甫；如客人是电话预定，应在电话铃响三声内接听，主动问好，自报身份后询问客人尊姓台甫。在得知客人姓名后，应以姓尊称客人。 2 ，仔细倾听。当客人报告宴会要求时，认真倾听，并作好须要的记载，不要随意打断客人的谈话。同时，应主动向客人介绍饭馆的宴会设施和宴会菜单，做好推销事情，并答复客人的所有体问。 3 ， 认真记载。预定员应与客人详细讨论所有的宴会细节，将客人要求认真添入宴会与预定表。宴会预定表应凭据本饭馆实际来制订，其主要内容有； (1)宴会的类型，是中餐宴会，照旧西餐宴会，或是冷餐酒会。 (2)宴会的举办日期和时间。 (3)宴会的出席人数（包罗最低包管人数）和餐桌数。 （1） 宴会的名称，性质和客人身份等。 （2） 宴会的举办单元或小我私家，联络人，联络地点和电话号码等。 （3） 筹划摆设的宴会厅名称 ，厅堂部署和台形设计的要求。 （4） 采单的主要内容，酒水的种类和数量。 （5） 收费尺度和付款方法。 （6） 宴会的其他要求，如休息室，请柬，席位卡，致词台等。 （7） 担当预定的日期和预定员的签名，等等。 宴会预定单填写好以后，应向客人复述，并请预定客人签名。 4， 礼貌作别。待客人要离开时，预定员应起身相送，礼貌地与客人作别，预祝互助顺利和愉快，并随时与客人保持联络。 （二） 宴会预定的落实 1， 填写宴会运动记载薄。担当预定后，预定员应将本次宴会预定的内容记载在专用的宴会运动记载薄上，按日期，时间标明宴会的所在，人数，尺度，厅堂部署，台形设计等内容，以免宴会厅产生重复摆设的问题。宴会运动记载薄一般每日一页。 2， 签订宴会条约。如客人与饭馆双方都认为举办宴会已没有问题时，双方就所有细节问题都已确定，认可后，就可签定宴会条约。宴会条约一式二份。双方都必须遵守执行，如需变动，需双方协商解决。 3， 收取定金。为包管宴会预定的落实，在签定宴会条约书后，饭馆可要求宴会举办单元或小我私家支付一定命量的定金（一般为宴会预定总用度的10%~30%）。但对饭馆的常客及一些资信较佳的客人，可灵活掌握是否需要收取定金。 4， 创建宴会预定档案。预定员应将宴会预定单分成‘‘待确认’和‘‘已确认’两类存入档案是，一般定时间顺序排列。有条件的饭馆可输入电脑。对付已确认的宴会预定，应填写宴会通知单，送交与本次宴会有关的所有部分。宴会通知单的送达部分必须签收。 5， 宴会预定的变动或取消。如客人在宴会前临时提出变动，预定员应迅速填写“宴会变动通知单”，发送相关部分，并注明原宴会通知单的编号，写清变动的具体内容。如果客人取消预定，预定员应实时填写“预定取消陈诉”，迅速递交相关部分，同样也需注明原通知单的编号。同时为不能向客人提供办事表现遗憾，希望下次有时机和作。“宴会变动通知单”和“预定取消陈诉”的 送达部分也须签收。 第二节 中餐宴会办事 一 ， 宴前组织准备事情 为做好宴会的欢迎办事，做好宴会前的各项准备事情是十分重要的。准备事情的完与否直接响到宴会办事效果和餐饮办事质量。