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1. 目的：统筹管理本公司管理有效运作所需文件，确保文件的有效性，并使公司各部门能合理
地获得并使用正确的文件。
2 。范围： 本公司日常管理有效运作的流程、各类管理卡、规范、标准、方案、表格、管理制
度以及外来文件或电子文件均属之 . （技术类文件由生技部统筹管理）
3. 定义：
3.1 外来文件：本公司范围之外的机构所提供的文件 , 如客户资料、法律法规等。
4. 工作内容：
4.1 文件制作 : 由各部门负责人按日常工作所需进行策划，或由公司按发展所需进行确定所需
制订的文件主题，安排各部门对应工作负责人进行撰写，文件格式由文管中心统一安排、
确保文件清晰，易于识别 .
4 。2 文件在正式发行前，需根据需要安排相关人员共同对文件内容进行研讨，撰写人再根据
研讨结果对文件进行调整，再交由各相关部门负责人进行会签，最终交由总经理批准，会
签人员若有休假，则由上一级主管或职务代理人签核 .
4 。3 文件编号：目前公司实施的文件按如下规则进行编号：
4 。3 。1 HZ —P—00 HZ ：恒正简称 P ：部门简称 00 ：流水号
4 。3 。2 技术类文件由技术部门进行编号；外来文件不予编号，由办公室采用登记表进行登记
管理。
4.4 文件版本管理：文件若有不合现状需修改、增订者 , 由提议部门填写《文件制订（修订）
申请单》，提出修订原因 , 交原拟案部门研讨修改 , 送上级主管批准 , 由办公室进行修订、 更
换，文件修改后，版本号上升一位流水号，当修订次数超过 9 次时，则版本号字母更改为
下一字母。为考虑节约成本，如修改内容较少时，办公室根据实际情况可只对修改当页进
行更换或利用文件修改章进行明确标示 , 但需在封面修订记录栏上进行简要记录，修订次
数可无限制延伸，修订日期为该次更换之日期。
4.5 文件分发回收 :
4 。5 。1 经会签发行之文件 , 由办公室以《文件总览表》列帐管理 , 并依所需分发的部门 , 影印
相应分数，加盖“受控文件”章后发行 .
4.5.2 文件修订及废止时，旧版失效之文件应于新版文件颁布发行时即刻回收 . 旧版之原案由
办公室加盖 “作废暂留 章，并写上日期 , 加以保存，需与有效之新文件分开。
4 。5.3 对外发行之文件，由适当之对外部门填写《文件增（补）发申请单》 ，经制订部门主管
签核，呈总经理人员核准后，方可由办公室登记入册、发行 , 失效文件不予回收 .
4 。5.4 外来文件分发 : 各部门如收到外来文件 , 应交由办公室统一处理 , 登记于 《外来文件登记
表》上 , 进行归档，如文件需分发至其它部门，由办公室按实际需要 , 确定分发部门及份
数，并做好签收记录 , 登记在《外来文件登记表》上 , 同时加盖发行章进行控制。
4.5 。5 外来文件之更改 :
4.5 。5.1 外来文件变更：
①外来标准发行新版本且为本公司采用时。
②客户提供之规格、图样等变更时。
③技术参数发生更改时 .
4.5 。5 。2 外来文件若有更改通知，则由办公室在《外来文件登记表》上找出签收记录 , 在备
注栏内注明“更正 . 如有分发，依原部门重新分发，旧版文件收回 , 销毁或盖作废章
处理。
4.5 。5 。3 技术资料发生局部更改时 , 由发文部门通知各接收部门，可在原分发资料上进行修
改 , 并在收发登记表上注明“更正 ，将函文附于原件上
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