物资采购及管理制度.docxVIP

物资采购及管理制度 1.目的确保公司物资管理的标准化、制度化。2. 适用范围2.1 办公用品：回形针、大头针、钉书针、图钉、橡皮、涂改液、刀片、胶水、复写纸、笔记本、标签、便条纸、信纸、信封、名片、夹子、名片本、名片座、剪刀、美工刀、钉书机、计算器、水性笔、印泥、笔筒、文件夹、文件栏、资料册、印刷品等日常办公用品以及办公环境所需装饰物品、清洁物品等。2.2 款待用品：烟酒、槟榔、口香糖等。2.3 公司固定资产。3.职责3.1 行政人事部负责物资的选购、发放、管理等工作。3.2公司其他部门负责本部门物资的领用、发放、用法。3.3 行政人事部是公司固定资产的统一归口管理部门，负责固定资产的登记、修理、调拨、盘底核对，符合公司要求；3.4 各部门及驻外机构第一负责人为固定资产管理第一责任人；3.5 财务部负责资产建账及问题资产调查处理及调账工作、资产的监视及稽核工作。4. 术语和定义4.1 固定资产是指用法期限超过2年或单位价值在2000元以上的资产，主要指房屋、电子设备、电器设备、高档家具、生产设备、交通工具、其他设施等资产，办公、保洁易耗品不计算在内。4.2 固定资产代码及类别：4.2.1 房屋代码为014.2.2 电子设备代码为02〔包括电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、相机、摄像机、监控等〕4.2.3 电器设备代码为03〔包括空调、电视、风扇、冰箱、消毒柜、热水器、饮水机等〕4.2.4 高档家具代码为044.2.5 交通工具代码为05〔包括汽车等〕4.2.6 其他设施代码为064.2.7 核算单位编码：湖南公司编码为01、分公司编码为02、培训中心编码为03、公司建筑劳务公司为04、其他单位为055. 工作程序5.1 日常款待用品和办公用品管理流程5.1.1 申购5.1.1.1 办公用品的申购由各部门于每月5日前填写《办公用品申购领用表》交行政人事部统一购置〔遇期不报者视为无选购申请，不再补发〕。5.1.1.2 款待用品及其它临时选购不需填写书面申购表，由行政人事部依据库存状况准时选购。5.1.2 选购5.1.2.1 日常办公用品、耗材、款待用品、食堂油米实行点定选购制，由行政人事部通过货比3家的方式，选出长期供货商〔含网络〕定点选购；5.1.2.2 小额零星选购，实行多方询价的方式，适时选购，单价在200元以下且单次选购总额在500元以下由选购员确认；单价在500元以下且单次选购总额在2000元以下请示部门负责人同意；单价在1000元以下且单次选购总额在5000元以下请示分管副总同意；超出此限额需经总经理批准后选购。5.1.2.3 大额选购：选购总价达3万以上的选购，需邀请至少3家以上的供给商，实行公开竞标方式进展招标选购。5.1.2.4 实行点定选购制的物资由选购员依据各部门申请和合理库存量在规定的时间内购回，并确保肯定的库存量，非特别状况一律在指定供给商处选购。5.1.2.5 小额零星选购依据实际状况尽量扩大单次选购量，削减选购次数,并根酌量库存。5.1.2.6 选购员需准时将供给商资料〔地址、电话、联络人、报价〕等信息输入电脑，建立供给商名录，作为公司的管理资源。5.1.3 验收入库5.1.3.1 物资购回后24小时内应由选购员核数、入帐、入库，并由部进步行监管；5.1.3.2 入库时避开办公用品碰撞、挤压、损坏。5.1.4 发放领用5.1.4.1 办公用品领用时间为每月10日前，遇节假日顺延至节后的第一个工作日。5.1.4.2 款待用品原那么上在工作时间内领用，发放时应在《款待用品领用登记表》上登记签名。5.1.4.3 发放时需避开错发、漏发；5.1.4.4 新入职人员到职时向所在部门提出办公用品申请单，经部门负责人批准后向行政人事部即时申领；5.1.5 统计5.1.5.1 行政人事部每月25日统计数据，26日对库存的办公、款待用品进展盘点，做到帐实相符，每月30日前将各部门分摊状况及库存数据提交至财务部，并将领用明细状况及分摊状况在钉钉上公布。5.1.5.2 财务部依据行政人事部核对后的办公、款待用品统计数据，将费用分别计入各部门费用中。5.2 固定资产管理工作5.2.1 日常管理5.2.1.1 设备编号：固定资产编号统一由行政人事部按资产的分类规章进展编号，财务依据资产编号明细账进展账务处理。〔资产编号号码暂按8位数确定，编码从左到右的挨次为：1至2位为核算单位编码，3至4位为资产类别， 5至8位为该资产的序号。如湖南公司购置一台电脑，那么编号为01- 02- 0036〕5.2.1.2 保管定人：依据谁用谁管谁修理、保养的原那么确定实物负责人，使每台设备都有专人保管，丧失损坏有人负责，防止设备管理出现