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2021-10-26 发布于江苏
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小区业主档案管理控制工作程序.docx

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PAGE 2 小区业主档案管理控制工作程序　　物业程序文件　　--小区业主档案管理控制程序　　1.0目的　　规范对业主档案保管与查询工作。　　2.0适用范围　　适用于物业服务中心对业主档案的保管与跟踪。　　3.0职责　　3.1客服部负责监控业主档案保管与跟踪工作。　　3.2客服部资料专管员负责具体实施业主档案的保管与跟踪。　　4.0工作程序　　4.1业主资料的整理，内容包括：收楼资料和装修资料。　　4.1.1收楼资料　　4.1.1.1住户资料登记表　　4.1.1.2（前期）物业服务合同　　4.1.1.3业主规约签约页　　4.1.1.4证件办理申请表　　4.1.1.5消防安全承诺书　　4.1.1.6业主收楼物品/资料签收单　　4.1.1.7楼宇情况验收检查表　　4.1.1.8业主/住户身份证复印件　　4.1.1.9收楼通知书/物业交付使用通知书　　4.1.1.10交款通知书等　　4.1.2装修资料　　4.1.2.1装修申请表复印　　4.1.2.2相关图纸及装修单位证件复件　　4.1.2.3业主授权/委托书　　4.1.2.4闭水试验确认书　　4.1.2.5房屋装修工程、防水工程质量、防火安全承诺书　　4.1.2.6消防安全承诺书　　4.1.2.7整改通知单　　4.1.2.8装修验收申请表等　　4.2录入电脑：由资料专管员负责将4.1项相关资料录入电脑物业系统，并保证准确率达100%。　　4.3资料装订：将业主档案分类进行装订在档案夹内，装订为收楼资料、装修资料。　　4.4建立目录：左右两边分边建立《资料目录》，并清楚注明文件名称、归案日期、归案人、页数/码等。　　4.5业主档案的跟踪：当发生下列情况变化时，资料专管员应将变化资料记录在业主档案中　　4.5.1通讯电话联络方式发生变化时；　　4.5.2业主发生更替时。　　4.6业主档案查阅按《质量记录控制程序》执行。　　4.7属绝密档案，不得外泄。　　4.8业主档案应归为永久保存性文件。　　5.0支持性文件　　5.1《质量记录控制程序》　　6.0质量记录　　6.1《资料目录》　　6.2《记录查阅审批表》　　编制：审核：批准: