物业档案室管理规定.docxVIP

PAGE 1 PAGE 1 物业档案室管理规定 档案室管理规定  一、归档制度  1、归档范围  公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘,光盘等材料。  2、归档要求  归档文件应原件(特殊状况下可用复印件代替),要完整、精确、系统、各种签证手续完备,字迹清楚。  3、归档时间:输完毕后,应马上归档。  4、归档份数:各类文件材料一般归档一式一份。  5、文件材料的归档,必需办理移交手续,由档案室填写一式二份归档文件登记表,按登记表清点材料,移交双方签字后,各存一份,以备查考。  二、保管制度  1、归档的文件材料,应保持文件材料之间的历史联系,进行科学分类、立卷和编目、编号。  2、存放档案要有专用柜架。档案上架时,应根据类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列。  3、定期对库存档案进行清进核对,做到帐物相符。  4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。  5、档案室保持适当的温度、湿度,一般温度保持在14~24摄氏度,相对湿度保持45~60%的规定范围内。  6、档案的移出、外借必需履行登记手续,借出的档案查阅后须尽快归还。归还档案应放原处。  7、公司对档案进行定期或不定期的检查,如存在管理混乱、档案破损或遗失现象,可视状况分别对管理人员处以批评、罚款、直至辞退处理。  三、档案借阅、复印程序  提出申请--有关领导批准--档案室办理手续--使用档案--归还档案室  详细要求:  1、借阅、复印档案应先批准,再办理登记手续;  2、要爱惜档案,::不得丢失;  3、借阅、复印人不得将档案随便拆散、涂改、抽调、剪裁档案;  4、借阅、复印人不得将档案随便传看,携带外出(除工作外),以防丢失、泄密;  5、办理完毕,应马上归还,如有差错,应追究当事者责任;  6、调离本公司的员工,必需将所借档案材料还清后,方可办理调离手续。