上市公司收发文管理办法.docxVIP

上市公司收发文管理办法 第一章总则 第一条为进一步做好公司的公文处理工作，使之规范化、制度化和科学化，提高公司行政系统的办公效率，结合公司实际，特制定此办法。 第二条本制度适用于XXXXX机关各部室的公文管理工作，包括收发文管理。下属各经营单位可参照此制度执行，制订本单位的公文管理办法，但应与本制度的规范和原则保持一致。 第三条本制度中的公文，包括各种外来文和发出文，是公司接受各种指令和信息，传达贯彻上级指示精神，请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。 第四条公文处理指公文的办理、督办、整理（立卷）归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第五条公司行政部是公文处理的管理机构，主管公司机关的公文管理工作并指导下属各经营单位的公文处理工作。 第二章公文种类 第六条公文主要种类有： （一）命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。 （三）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 （四）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （五）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （七）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （八）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （九）批复 适用于答复下级机关的请示事项。 （十）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十一）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （十二）会议纪要 适用于记载、传达会议精神和议定事项。 第三章公文格式 第七条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 （一）保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要通过专门渠道。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅；机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档；秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。格式为“机密★一年”、“绝密★三个月”不等。 （二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 （三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。 （四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号，序号不编虚位（即1不编为001）,不加“第”字。联合行文，只标明主办机关发文字号。 （五）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。 （六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （八）公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。转发性公文不应将被转发部分按附件处理。 （九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。 （十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，会议纪要使用会议结束的日期，加圆括弧置于标题之下。 （十一）公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加括号标注。 （十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词的标引，其顺序是先标类别词，再标类属词，最后标反映文件形式的词。 （十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送机关较多的，应依上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同一层次的按党、政、工、团顺序排列。 第八条公司及各经营单位的红头文件等正式公文格式规范如下： （一）公文使用纸张：A4型， （二）页边距设置：左右边距：25.5mm,上下边距26mm （三）印制装订要求：双面印刷，页码居中，左侧装订，两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。 （四）公文中的各要素标识规则： 1.发文机关标识：分两种情况： （1）以公司名义发文，格式为：机关简称 公文种类简称 字 〔年号〕 文号构成，字体为仿宋体小3号字，居中排列。 （2）以各部室名义发文，格式为：机关简称 部室简称 字 〔年号〕 文号构成，居中排列。注：如有签发人标识，则发文标识靠左空一字摆放,签发人标识靠右空一字摆放，