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企业流程梳理实践
近年来“流程”、“流程梳理”、“流程重组”、“流程管理”等词汇被众多企业所关注。有专家指出,21世纪企业间的竞争将是流程与流程之间的竞争,流程技术将是企业获得竞争优势的主要因素。随着我国电力市场的逐步建立。国有发电企业不仅有经营、竞争的压力,还要担当员工职业健康安全、电网安全、环境保护等更多的社会责任,以及提离工作效率的需求,这些都对企业管理工作提出了更高的要求。国有发电企业利用流程梳理、优化手段提升企业管理水平实现可持续发展的目标的愿望日益迫切。在此背景下,广东粤电青溪发电公司(简称:青溪发电)组织开展 规范的工作流程是企业管理的基础,开展流程梳理工作的目的是,明确在实现企业发展战略过程中所需要做的详细工作,以及选择最佳的工作方式。由于国有企业受全部制、安排制度以及担当的社会责任等各种因素制约,不能简洁把效益最优、效率最优作为流程优化的终极目标。因此,流程梳理或优化时既要着眼提高效率和效益,又要兼顾国有企业实际状况,在效率、效益和公正中取得平衡,实现多目标的统一,这对流程设计者提出了更高的要求。 根据PDCA闭环管理要求,流程梳理工作要划分为流程梳理前培训、确定流程梳理工作范围和进行管理业务分析、梳理计划制订、流程梳理绘制流程图、单一流程检查和优化、整体流程检查和优化、流程梳理后续工作等七个步骤。其中,梳理前培训、确定流程梳理工作范围和进行管理业务分析两项工作是为制订梳理计划和后续梳理工作做预备,是PDCA闭环管理策划阶段工作的重要组成部分,其工作的质量将直接影响整个梳理工作的效率和梳理后流程的质量。 流程梳理前培训 培训内容一方面是与流程、流程管理等有关的学问和理念;另一方面是流程梳理工具的使用方法等。需重点把握流程构成的六个基本要素:活动、活动间的规律关系、活动实现方式、活动担当者、顾客、价值。活动是组成流程的基本要素;活动之间规律关系有串行、并行、反馈三种关系;顾客,就是指活动、流程输出结果的接收者,一般有内部顾客和外部顾客之分,内部顾客指企业内接受活动或流程输出结果的下一道工序的进行者。价值有流程的价值和活动的价值之分,指活动、流程实现的增值,这是很重要的概念,在后续的流程检查优化中,活动、流程是否实现增值是推断活动、流程是否必要存在或优化的重要依据,无增值或低增值的活动、流程是优化的重点对象。 确定流程梳理工作范围和进行管理业务分析 主要目的是识别管理需求和确定管理需求之间的关系以及管理要求。国有发电企业管理领域一般可分为安全生产管理、设备管理、节能环保与科技进步管理、经营管理、人力资源管理、企业文化建设管理等领域。确定流程梳理工作范围后可着手识别管理需求,主要从以下几个方面识别管理需求: 一是产品或服务实现过程及辅助服务过程识别结果形成的过程管理需求;二是依据企业以往所颁发管理标准、规章制度和其他文件识别的管理需求;三是从适用法律法规及其他要求中识别明确的管理需求;四是其他途径识别的管理需求,如相似企业已识别的管理需求。 通过系统地识别管理需求,可明确梳理工作的详细任务,确保梳理流程的完整性。在明确管理需求后要对管理业务进行分析,主要内容包括:管理业务管理要求识别,针对每一项管理业务查找相应的管理标准和适用法律法规要求,并具体排列,然后根据“相同的整合、相似的融合、不同的保留”原则对管理要求进行梳理整合;管理业务管理功能和目标;管理业务主要资源需求,可行时包括“人、机、料、法、环、测”输入要求;管理业务主要输出,如数据报表、报告、方案等产品或服务;管理业务主要涉及部门(角色)及其职责、权限;管理业务与其他管理业务的关系,包括管理业务间的层次关系、关联性、交叉衔接区域(点)等,并划定管理业务的边界。 梳理计划制订 梳理计划编制工作可采用表格方式编制,一般包括流程名称;流程功能和目标;流程业务资源需求;流程输出结果;流程涉及部门(角色)及其职责、权限;与其他流程的接口与边界;流程业务适用法律法规及其他要求;流程业务管理思路的简要描述;流程梳理责任人员;流程梳理时间进度支配等。 在确定梳理责任人员时应考虑人员的职责、能力,一般根据管理业务(流程)谁归口管理或负主要责任,谁负责梳理的原则进行支配,必要时为其配备协助人员。在时间进度方面应综合考虑以下三点:一是根据核心流程先行梳理、辅助流程后梳理;二是存在业务规律先后顺序的先行业务先行梳理,后续业务后梳理;三是考虑人员能力,梳理责任人能力强的先行梳理,能力弱的后梳理。 流程梳理绘制流程图 流程梳理绘制流程图的过程是将梳理计划中相关内容图形化的过程。绘图时先依据梳理计划确定的管理
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