公司收发文件管理制度.docVIP

公司收发文件管理制度 一、总则 1、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业的实际情况，特制订本制度。 2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。 3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。 二、发文管理 1、公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发。 2、所发文件必须由发文部门门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由部门专人建立文件收发登记台帐。 3、所发文件必须履行文件呈批手续且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的文件另加填盖章申请单;由总经理签字后，财务部执行盖章。 4、所有发文文件必须定期统一归档到公司档案室保管存档。 5、发文办理工作程序： (1)拟稿:拟稿是指把领导人或公司的发文意图条理化、显物化,是发文处理的关键程序之一。公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。 (2)核稿:核稿是指由拟稿部门负责人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。 (3)会签:凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送综合部负责人对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签;文种、公文格式是否正确等。 (4)签发:工程部、总工办的一般事务性公文送分管领导签发。其他文件如重要请示、报告、制度及办法等一律送总经理签发。 (5)发文登记:此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，并对待发文稿进行编注发文字号、设计版面格式等。 (6)缮印:缮印是指按已签发的文稿进行缮写或打印，并由相关人员负责校对。 (7)用印:用印是指综合部对已缮印号的公文进行盖章。 (8)发文登记:发文登记是指由综合部行政人员将待发公文登记造册，以备存查。 三、收文管理 1、所有发至我公司的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部转我公司处理的公文)，由公司办公室统签收、 登记、编号，送公司领导阅示或送有关科室办理。 2、文件按办件、阅件进行分类。办公室负责人根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送公司领导批示或交有关科室阅办。需要办理的公文，经请示公司领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。 3、对急办件，办公室应立即将文件送交公司领导批阅。领导不在时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务科室或人员办理。事后及时向公司领导汇报并做好督办工作。 4、一般公文通过公司内网办理和传阅。保密文件一律由办公室专人传送。 5、凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。 6、收文办理工作程序： （1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。 （2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文部门或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。 （3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。 （4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。 （5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。 （6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。 （7）注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。 （8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。 四、文件管理 1、文件的阅读传达。文件的阅读传达应严格按发文部门的要求执行。如需扩大阅读传达范围，必须经发文部门批准。 2、文件的复制。因工作需要翻印或复制上级部门发给的文件，须经文件制发部门同意，并请示保密部门。经批准同意翻印或复制的文件，翻印件和复制件上要标明翻印、复制部门的名称。翻印，复印的文件按正式文件一样管理，不得任意扩大阅读范围。 3、文件的汇编。汇编上级部门的秘密以上文件需向上级部门写出书面请示，并附上汇编文件的目录，经发文部门批复授权后方可