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PAGE 1 成本管理体系记录把握工作程序 　　成本管理体系记录把握程序　　1、目的　　记录是证明成本管理、成本水平和成本发生过程符合要求及成本管理体系有效运行的证据性文件，对记录进行把握是为了更有效地开展分析、实行订正和预防措施以及为保持和改进成本管理体系有效性供应信息。　　2、范围　　本程序适用于本公司与成本管理体系的运行和成本水平、成本发生过程的把握有关的全部记录。　　3、职责　　3.1成本部是记录把握的归口管理部门，负责全公司成本记录的策划、建立以及对各部门和单位记录的检查、监督和指导的管理与把握。　　3.2各部门和单位负责本部门和本单位记录的管理与把握。　　3.3实施记录的有关人员应按规定填写记录，并对记录的真实性、精确?????性、准时性、充分性负责。　　4、工作程序　　4.1记录一般分为：　　a）与成本管理体系运行有关的记录；　　b）与成本水平和成本发生过程把握有关的记录。　　4.2记录表格的设计　　4.2.1成本部应组织有关部门和单位对本公司成本管理体系运行和成本水平以及成本发生过程的把握都需要建立哪些记录进行识别和策划，并提出《记录表格清单》。　　4.2.2成本部负责制定《记录表格设计规范》以确保全公司全部记录表格的统一性和规范性。　　4.2.3各部门和单位应依据《记录表格清单》，结合本部门或本单位、本专业和成本管理活动实际的状况，依据《记录表格设计规范》，自行设计记录表格。表格设计完成后，其表格的形式及内容应报成本部进行审查，经审查通过后，成本部应形成全公司的《记录表格样册》，各部门和单位应按样册规定的表式制备记录表格。　　4.2.4记录表格的修改应执行4.2.3条规定，并调整《记录表格样册》，作废的记录表格应全部收回。　　4.3记录的标识　　4.3.1记录应有唯一性的精确?????标识，以保持可追溯性。各部门和单位应按以下编号规章正的确施记录的编号：　　例：《文件发放登记表》的编号为：××3.4.2-01其中：××——××机械制造有限公司；3.4.2——CCA2102：2021成本管理体系标准条款号；01——第1号记录表。　　4.3.2记录的名称应精确?????概括其活动内容，不得重名，各部门和单位在策划和设计表格时应予以留意。　　4.4记录的填写　　4.4.1各部门和单位实施记录的人员应认真填写记录，确保理解记录表格中所要求的填写内容，字迹应清楚可辨，所记录的活动应真实、数据精确?????、记录完整、全面、充分、记录的传递、送达和收取应做到准时。　　4.4.2记录的填写不得涂抹、省略。　　4.4.3记录不许修改，但可勘误。　　4.5记录的贮存　　4.5.1记录的贮存应有适宜的贮存条件，做到专柜存放，专人管理，并建立《记录保管台帐》。　　4.5.2记录的贮存应有防潮、防盗、防火、防霉烂、防虫蛀等措施。　　4.6记录的检索　　4.6.1对归档保存或以其他方式保存的记录应进行编目和分类，便于检索，查阅时应易查找，借阅时应办理借阅手续。　　4.6.2当公司外部组织（包括：政府机构、行业协会、上级主管部门、顾客等）要求供应记录时，应在商定的期限内按时向其代表供应所要查阅的记录。　　4.7记录的爱护　　各部门和单位应爱护好记录，妥当保管，确保不丢失、损坏和变质。　　4.8记录的保存限.期　　4.8.1上级有规定或有要求的按上级规定或要求的保存期限执行。　　4.8.2供方的评价记录应保存到与其终止合同为止。　　4.8.3成本管理体系运行的记录一般保存3-5年。　　4.8.4与会计有关的记录按会计制度执行。　　4.8.5记录具体的保存限期应由成本部依据本公司产品特点、法规要求及合同要求另行规定。　　4.9记录处置　　成本部对已超过保存期限或已作废的记录，应准时收回并销毁。销毁时应办理审批手续，做好记录，按规定的方式和程序进行销毁，并留意防止保密内容的泄露。　　4.10国家及行业规定的记录表格，应按其有关规定执行。　　5、相关/支持性文件　　5.1《记录表格设计规范》　　6、记录　　6.1《记录保管台帐》　　6.2《记录表格清单》　　6.3《记录借阅登记表》　　6.4《记录表格的建立和修改审批表》