第6讲 秘书工作规律、思维与方法.pptVIP

重点内容 秘书工作方法与组织管理、与领导工作、与社会实践的适应性； 秘书应了解和学习的领导方法； 秘书主要专项业务工作方法。 第二十二页，共六十三页。 领导层 (管理 决策层) 秘书 (管理决策的 辅助层次) 执 行 层 1、●管理组织体系示意图● （一）秘书工作方法与管理实践 第二十三页，共六十三页。 行为科学 ：科学合理的工作方法有利于提高效率、优化效果 秘书工作方法“三必须” 与领导方法 相契合 与秘书职能 相匹配 与组织管理运 行机制相适应 第二十四页，共六十三页。 A.秘书工作方法必须 与组织“四要素”有机融合 组织目标 组织规范 组织需要 组织管理方法 指明方向 提供依据 方法基础 秘书适用 秘 书 第二十五页，共六十三页。 2、秘书工作方法与领导工作 秘书工作直接为领导工作服务 秘书工作与领导工作的需要紧密联系 总体 具体 要求当好近 身综合辅助 和服务的参 谋助手 要求秘书通过辅助决策、综合 协调、信息沟通、督促检查及 “三办”,为领导工作做好铺垫、 拓展、代劳、辅助和服务 第二十六页，共六十三页。 秘书工作适应领导工作“五法”之一：“铺垫法” 突出一个“前”字（领导决策前；领导开会前；领导出差前；领导批阅文件前——属领导开展工作的前期工作） 为此：“四必须”（A,把握领导工作目标；B,明确领导工作进程；C,明确领导工作将要采取的方法措施；D,加强与领导的沟通） 方法：以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取的措施的要求去操作，以与领导密切沟通来保证铺垫工作的有效性。 第二十七页，共六十三页。 之二: “拓展法”——拓展延伸 属后续性工作。领导决策后草拟文件、草拟决策执行预案、行文发文；决策文件发布后收集反馈，协助领导把握执行进程；领导召开会议后文件归档、落实催办；领导检查工作后与被检查单位保持联系，增强检查效果。 为此，把握3条：领导工作预期效果（通过秘书的努力争取最佳）；领导工作后续事务的具体要求（务求件件落实见成效）；工作的整体连续性和承继性（环环紧扣不脱节）。 第二十八页，共六十三页。 铺 垫 拓 展 与延伸 以保证取得领导工作的预 期（最佳）效果为目标 严格按要 求办事 注重整体连续性、承 继性和适变、应变 使工作落到实处 并取得预期效果 归纳 第二十九页，共六十三页。 之三: “代劳法” 1,本来属于领导应亲自办理的公(事)务,由于领导繁忙或时间有限，授权、委托秘书去办。如代表领导出面协调；办理公务；主持会议；接待客人；回复函电等。  2，要注意5点：A.遵从领导意图,防止“帮倒忙”；B.遵从授权范围,切忌越权行事;C.善于扮演“双重角色”，忠实当好领导代表；D.加强双向交流,与工作对象协作配合;E.维护整体功利,不宣传自己的辛劳。 第三十页，共六十三页。 归纳 1：秘书有效地为领导工作代劳，是对领导工作在时间、精力、智力和才干诸方面的有力补充和强化，对提高领导工作效率，强化领导工作职能起着不可低估的作用。 归纳2：秘书为领导工作代劳的方法，可以概括为忠实执行领导意图，严守授权范围，扮演双重角色，注重双向交流，维护整体功利，促进领导工作效率的提高。 第三十一页，共六十三页。 之四、伴随活动法 以实现公务活动的目的为出发点和归宿； 按进度周密安排； 提供便利； 步调协调； 拾遗补缺； 随时应变。 以此来保证领导工作有序、高效进行。 第三十二页，共六十三页。 之五：主辅配合法 前述“四法”，均系秘书发挥综合性跟踪辅助和服务职能作用的体现形式。它们常常是相互联系、相互渗透的。要想这种或前、或后、或伴随一体、或独当一面的辅助服务充分发挥作用，除了秘书要提高素质、勤奋努力外，领导者的指导、引导、培养、信任及严格要求至关重要。只有双方都在实践中加强沟通、共同努力，才能达到主辅配合一体化的境界。 第三十三页，共六十三页。 3、 秘书工作方法与社会实践 （一）在实践中形成，受实践检验 我国数千年的秘书历史文化，其形成的秘书工作方法中有的沿用至今（如“一文一事“）；有的至今尚有参考价值（如保密制度与办法）；有的则失去了运用和参考价值（如封建君主下达诏令的专制方式等）。 学习和借鉴外国秘书工作方法中适合我国实际的成分。 （二）在运用中学习，在学习中探索 学习的目的全在于运用。学习秘书工作方法的过程，应是一个理论联系实际的实践探索过程。 第三十四页，共六十三页。 3、秘书工作方法与社会实践（续） 现代管理科学、信息技术特别是信