如何组织会议1.pptVIP

其他筹划过程 工作分工 等候审批 第十七页，共四十二页。 会议文书 供会上学习参考的文件资料 会议本身所产生的文件 开幕词、工作报告、领导讲话稿 会议记录、会议简报、会议决定、会议纪要、闭幕词、会议总结等 会议所用的技术性、程序性文书材料 第十八页，共四十二页。 会场 会场的选定 资源状况、程序、预计与会人数、与会者背景、目的、价格、交通、环境、配套设备…… 会场的布置 第十九页，共四十二页。 会场内的布置 第二十页，共四十二页。 会场内的布置 第二十一页，共四十二页。 会场内的布置 主席位（主席台）、桌椅摆放、鲜花、会标（横幅）、饮料、水果、文具、文件资料、烟灰缸、指示牌、麦克风、音响、电脑、投影、白板和油性笔（黑板和粉笔）…… 第二十二页，共四十二页。 会场外的布置 指示牌、接待处（签到处）、指引人员 第二十三页，共四十二页。 其他准备 就餐、住宿、医疗、交通 安全保卫人员 参观、考察、游览 赠与图片、资料、纪念品 媒体宣传 第二十四页，共四十二页。 发出会议通知 会议召开的时间、需用时间或会期，地点(会址) 会议名称和主要议题 参加对象 须作什么准备 报到日期、地点、接站办法等 召集单位署名、通知发出日期，加盖公章 第二十五页，共四十二页。 会议组织——高效的会议 第二十六页，共四十二页。 低效会议的种种现象: 举例 老跑题； 领导一言堂； 有人胡侃，哗众取宠； 议题太敏感，不便深说； 本位严重，相互推委； 效率不高，经常延时； 迟到、早退严重； 等等 第二十七页，共四十二页。 原因 原因 具体表现 时间 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会。 地点 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打 断，无法正常进行。 开会对象的选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可 无的参加者。 主持人的技能 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着 鼻子跑，无法达到会议意图。 参会者的技能 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何 引退，致使会议失败。 会议的准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓 而无成效。 开会的原因、目 的和结果 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现 皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。 第二十八页，共四十二页。 会议的时机选择 1、时间安排 第二十九页，共四十二页。 2 会议计划 必须涉及以下一些基本问题： 为什么开会？会议的目的和期望是什么？ 开一个什么类型的会？ 让谁参加？与会者由哪些部分的人员组成？ 要让大家作何种方式和程度的介入和参与？ 会议规模多大？与会人员多少？ 会议在哪儿开？会议室如何布置？ 每个人在会议中的任务和职责是什么？ 会议开多长时间？ 第三十页，共四十二页。 3 会议通知及其他 确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员。 同时需要把会议的主要目的告诉他们，如果有相关的资料可以提前发放。 会议组织者不要迟到。 不要随意推迟和变更开会时间，打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席会议；管理召集部门（人）的威信下降。 严格按照议程进行，不要超时。 会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记要。 第三十一页，共四十二页。 成功会议十八步 会议前 1、认真计划，理清何人、何事、何时、何地、何因及多少等问题。 2、准备预先发放议程表及会议有关资料 3、提前到会场，整理会议室 第三十二页，共四十二页。 会议开始时 4、按时开始 5、让与会者作自我介绍，并陈述对会议的期望 6、清楚解释会议角色 7、检查、修订和确定议项顺序 8、设定时间限制 9、回顾上次会议确定的行动项目 第三十三页，共四十二页。 会议开始时的主持人 如何开场？ 感谢与会者参与。 介绍会议背景 与会人员介绍 明确会议目的 列明会议议程 提出会议期待 第三十四页，共四十二页。 会议中 10、让大家在同一时间以同一方法把精力集中于同一问题 第三十五页，共四十二页。 会议中的主持人 保持紧张，准备应付随时可能发生的意外变故。随机应变，视情境采取当时最适合的方式。 要有耐心 注意自己和与会者的身体语言 保持中立，建立信任 会议成功，并不取决于你 敢于承认错误，坦诚合作 安排好旁听者和专家 第三十六页，共四十二页。 主持人的发问、倾听与记录 发问：开放与封闭 空投与指定 倾听： 注视对方 不中途打断 询问不明之处 适当归纳 不任意表露情绪 记录： 活用5W2H 掌握主语、动词、形容词 明确数字 运用key word 列点說明:可了解发言重点,归纳出主题方向 一言以蔽之