8.员工借款报销管理规定.docVIP

浙江意达电器有限公司 行政管理制度篇 发布部门 行政部 员工借款报销管理规定 版 次 A/0 文件编号 YD-XZ-007 秘 级 秘 密 生效日期 2005年12月9日 为了加强公司的财务管理工作，统一各部门的报销程序及规定，提高财务管理水平，现结合公司的具体情况，特制定本规定。公司财务部为本规定的执行监管部门。 一、借款范围： 1.公司员工因工作业务需要外出学习、参观考察、受训及采购物资、原料、设备、仪器等，可以按规定程序向财务部办理借款。 2.公司的采购人员和汽车驾驶员可以保留定量的备用金（暂定伍佰元）。 二、借款审批 员工借款时应先到财务部领取“借款单”，用钢笔清楚地填写好借款用途、需用金额、借用日期；由部门主管审签后(部门主管审签就应负相应的责任)，交总经理核准，财务部凭按程序审批后的“借款单”发放借款(发放借款前财务人员应对“借款单”重新核对)。 三、报销的审批权限 1.借款员工应在任务完成后三天内按规定到财务部报销。超过三天者，从第四天开始每超一天以借款金额的10%进行扣罚，部门主管在本部门员工完成任务后三天内未催促其报销还款的，从第四天开始每超过一天扣罚借款员工部门主管10元，从第八天起扣罚财务部出纳员10元/天。由财务部负责在当月工资中扣回借款和超期处罚金（遇总经理不在时，应有总经理的签署证明）。 2.员工出差返回后，填写“差旅费”报销单，由所在部门主管签批，财务部审核，经总经理核准后方可到财务部报销。 3.采购人员报销，经办人在发票上签字，再由主管签批，财务部审核，并填制报销审核单，（附表一）经总经理核准后方可到财务部报销。 四、报销凭证的审核 1.财务部有权对不实的出差费用进行查询，如有虚假行为的将按公司相关制度予以处罚。 2.对违反规定用途和不符合开支标准的支出，财务有权不予报销，财务监管人员失控时，与报销人等同处罚。 3. 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者， 应予退回或重新补正。 4. 各项报销的原始凭证，经当事部门主管审签后，报财务审查其合法性并送公司总经理批准。 5. 所有的报销凭证和单据必须用书写笔填写，不得用圆珠笔等其他笔填写。 制 订 审 核 批 准 浙江意达电器有限公司 行政管理制度篇 发布部门 行政部 员工借款报销管理规定 版 次 A/0 文件编号 YD-XZ-007 秘 级 秘 密 生效日期 2005年12月7日 五、报销凭证应具备的内容及要求： 1.凭证名称； 2.填制凭证的日期； 3.填制凭证单位的名称或填制人的姓名； 4 经办人的签名或盖单； 5 接受凭证的单位名称； 6 经济业务的内容必须写清楚； 7 数量、单价和金额；凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。 8.办理好完备的验收手续和证明。公司所有的外购原料、物资、设备，采购人员应持采购实物的齐全的原始凭证和检验证明单，由仓库保管员按购物申请单 验收后，在验收单上填写实收数额后签章或办理入库手，并在凭证上签章。 9.所有公司外购的原材料、物资、设备必须按规定程序填写入库单先予入库，严禁将所采购物料、物资直接交给领用人员后补办入库、领用手续，否则，对采购人员和直接领用人员每次各处以1000元的罚金。 10.各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名及加盖印章；对外开出的原始凭证，必须加盖公司公章，其中办理收 款业务的要加盖本公司财务专用章。 六、公司财务部有权有责任加强对备用金及公司外借款项的监督和管理。 各项借款，前款不清，后款不借（特殊情况除外）。 七、本规定由公司财务部制定并负责解释。 八、本规定从发文之日起开始执行。 制 订 审 核 批 准 浙江意达电器有限公司 行政管理制度篇 发布部门 行政部 员工借款报销流程图 版 次 A/0 文件编号 YD-XZ-007 秘 级 秘 密 生效日期 2005年12月7日 制 订 审 核 批 准