第十一章会议管理.pptVIP

（一）会议地点的选择要素 1.会议地点应与会议目的相适合； 2.考虑会议费用预算； 3.选择适度舒服的环境； 5.交通要便于与会者抵达会场； 6.优良的视频、音频效果必不可少。 第三十一页，共七十二页。 （二）会场考察 第三十二页，共七十二页。 三、预算经费开支 会议经费包括 场地租赁、 设备租金、 资料、 食宿、 交通、 娱乐活动、 其他经费等项目开支。 第三十三页，共七十二页。 四、布置会场 （一）会场布置类型 （二）会场布置中座位的编排 （三）环境控制 第三十四页，共七十二页。 （一）会场布置类型 礼堂式（剧院式） 教室式（课堂式） 弦月式（研讨式） 方形中空式（口字形） 马蹄形或“U”形 宴会式 鸡尾酒式 T形 E形 多U形 第三十五页，共七十二页。 （二）会场布置中座位的编排 环绕式 散座式 圆桌式 方桌式 主席台式 主持人、主人和主宾安排在一起就坐 主席台必须排座次、放座次牌 第三十六页，共七十二页。 （三）环境控制 表11-5会议准备事项表 第三十七页，共七十二页。 【本节任务训练】 设计新员工入职欢迎会的会前准备工作内容。 由小组合作完成 要求记录所有讨论的经过 第三十八页，共七十二页。 第五节 会议记录和会议纪要 一、会议记录 二、会议纪要 三、会议记录和会议纪要的安全保密 第三十九页，共七十二页。 一、会议记录 （一）记录人员 （二）会议记录的准备 （三）会议记录的基本要求 （四）会议记录的内容 （五）会议记录和会议文件的整理 第四十页，共七十二页。 （一）记录人员 反应快 写字快 知识面广（能清楚专业术语） 记忆力特别强 组织、倾听、总结能力强 第四十一页，共七十二页。 （二）会议记录的准备 1.准备会议记录的用品和设备 2.了解会议的细节 3.了解会议的术语 4.阅读会议议程和相关文件 5.记录齐全议程开始前的基本信息 第四十二页，共七十二页。 （三）会议记录的基本要求 1.规范 2.全面 3.整洁 第四十三页，共七十二页。 （四）会议记录的内容 1.真实记录会议所执行的各项议程和内容 2.准确、清楚、完整地记录会议结论、决定、决议及其他重要问题 第四十四页，共七十二页。 （五）会议记录和会议文件的整理 1.整理会议记录和会议文件的时间要求 2.会议记录整理的标准和要求 3.会议文件的整理 第四十五页，共七十二页。 （五）会议记录和会议文件的整理 1.整理会议记录和会议文件的时间要求 （1）根据会议领导的要求确定时间。 （2）根据会议的具体情况确定时间。 （3）根据单位的规章制度确定时间。 （4）根据档案管理规定确定时间。 （5）除了上述四种情况之外的会议记录和会议文件的整理时间，应该在会议结束后一周内完成。 第四十六页，共七十二页。 （五）会议记录和会议文件的整理 2.会议记录整理的标准和要求 （1）会议记录格式的整理。 （2）会议记录文字整理。 （3）会议内容的整理。 第四十七页，共七十二页。 （五）会议记录和会议文件的整理 3.会议文件的整理 （1）会议准备阶段形成的文件 （2）会议举行过程中形成的文件 （3）会后形成的文件 第四十八页，共七十二页。 二、会议纪要 （一）会议纪要的特征 （二）会议纪要的标题 （三）会议纪要的开头 （四）正文部分的写作的要领与方法 （五）结尾部分 （六）会议纪要的印发 第四十九页，共七十二页。 二、会议纪要 （一）会议纪要的特征 1.纪实性。 2.概括性。 3.条理性。 第五十页，共七十二页。 （二）会议纪要的标题 1.会议名称加纪要 如：××钢铁集团工会工作会议纪要 2.把会议的主要内容在标题里揭示出来，类似文件标题式的。 如：关于加强质量管理工作座谈会纪要 第五十一页，共七十二页。 第十一章 会议管理 学习目标 重点难点 职场经验 职场忠告 主要内容 实践课堂 第一页，共七十二页。 【学习目标】 一、知识 （一）熟悉会议的种类、会议程序、会议接待的流程 （二）熟练掌握会议记录和会后整理的方法 二、技能 （一）会前准备工作 （二）会议进行中的注意事项 （三）会后整理 第二页，共七十二页。 （一）会前准备工作 （二）会议进行中的注意事项 （三）会后整理 第三页，共七十二页。 【职场经验】 2分钟阅读时间 3分钟表演 主要人物：赵刚、小王、工作人员甲、乙、丙、丁 分组讨论：5分钟 会议为什么失败？ 换个角度思考：哪里的错误能纠正 要求：记录讨论过程和结果 第四页，共七十二页。 【职场忠告】 高效率会议应具备的特征是： 在绝大多数与会者感到满意的情况下，以最短的时间实现会议目标。 这个特征有三个关键要素： 实现目标、时间、与会者满意。 第五页，共七十二页。 主要内容 第十一章 会议管理 第一节 会议的种类 第二节 会议策划 第三节 会议