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第 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 1 页 职场礼仪中的信函礼仪 　　【信函礼仪】　　信函，又称书信，它是人类最古老又最常用的一种沟通手段。时至今日，在公务交往中，信函照旧是职员所常用的有效而又有用的沟通方式之一。　　在一般状况下，单位及其职员在正式的公务交往中所运用的信函亦称公务信函。相对于一般书信，由于公务信函运用于正式场合，在礼仪方面通常有着更为标准而规范的要求。　　总体而言，公司职员在运用公务信函时，应留意言辞礼貌、表达清楚、内容完整、格式正确、行文简洁等五大要点。由于在英文里，礼貌(Courteous)、清楚(Clear)、完整(Complete)、正确(Correct)、简洁(Concise)等五个单词皆以字母 C 打头，故此这五大要点亦称做公务信函写作的 五C法那么 。　　详细来讲，运用公务信函时，主要应当在写作信函、应用信函等方面全面地运用礼仪规范，此外，写作电子信函也要留意遵守其礼仪规范。　　一、写作信函　　写作公务信函时，肯定要对信函的内容与格式斟酌再三。以下五个详细问题，尤须仔细对待。　　1.抬头　　一般的公务信函均由抬头、正文、结尾三部分构成。作为一封公务信函的开端，抬头决非可有可无，而是应当仔细推敲。　　抬头的基本内容包括称谓语与提称语，二者均应依据详细对象详细对待，力求恰如其分。　　一是称谓语精确。在写作信函抬头时，应以称谓语称呼收信之人。在称呼收信者时，以下四点需要留意：　　其一，姓名与头衔需要正确无误。在任何公务信函中，写错收信者的姓名与头衔都是绝不允许的。称呼收信者，有时可以只称其姓，略去其名，但不宜直呼其名或者无姓无名。　　其二，允许以径直致信的有关单位或部门作为抬头中的称谓语。在很多时候，以有关单位或部门径直作为收信者在礼仪上是许可的。　　其三，可以运用中性名词称呼收信者。当不清晰收信者的性别时，以 董事长 、 经理 、 主任 、 首席代表 等毋须辨别性别的中性称呼去称呼对方是比较稳妥的。　　其四，切忌滥用称呼。初次致信他人时，千万不要滥用称呼。诸如 先生 、 小姐 一类的称呼，在不清晰收信者性别时就不宜采纳。不能图省事，以 先生/小姐 去称呼收信者。不要乱用 阁下 、 老板 、 有关人士 这一类专用性称呼。　　二是提称语到位。在称谓语之前，有时需要运用提称语。所谓提称语，意即提高称谓语的词语。在公务信函里运用提称语，关键是要到位。在一般状况下，公务信函里最标准的提称语是 敬爱的 。平常的公务信函，不运用提称语亦可。在社交场合所运用的 尊鉴 、 台鉴 、 钧鉴 等古典式提称语以及在涉外场合所运用的 心爱的 、 我的 等西洋式提称语，在一般的公务信函中一般均不宜运用。　　2.正文　　在公务信函里，正文是核心内容。写作正文时，肯定要留意主题明确，合乎规律，层次清楚，语句通畅，文字正确，言简意赅。以下几处要点，在写作公务信函的正文时尤须留意。　　一是留意人称运用。在公务信函里，写所运用的人称颇为讲究。假设为了表示亲切、自然，宜采纳第一人称。假设意在表示公事公办、严厉正规，那么可以采纳第三人称。　　二是主要内容前置。一封标准公务信函的内容，应当像一座倒置的金字塔，越是重要的内容越应当置于前面。因此，在正文的开端，即应直言自己认为最应当告知收信者的信息以及收信者最盼望了解的信息。　　三是篇幅删繁就简。在任何状况下，一封拖沓冗长的公务信函都会使人感到无比乏味，所以在写作公务信函时，肯定要留意掌握其篇幅，力求言简意赅。一般而言，篇幅短、段落短、句子短、词汇短等 四短 ，是写作公务信函时所需要恪守的铁律。　　四是一信只议一事。为了确保公务信函发挥功效，并且尽量缩短其篇幅，最好一信只议一事。这样一来，不但可以突出主题，而且可以限制其篇幅。　　五是语言平易近人。尽管公务信函运用的是书面语言，写亦应即尽量使之生动、活泼、亲切、自然，既不应令其过于粗俗，也不应使之曲高和寡。　　六是信息正确无误。公务信函所传递的信息，应确保正确无误。为此应做到：避开写错字、用错标点符号;防止滥用成语、典故、外语;过于生僻的词语或易于产生歧义的举例，也不宜采纳。　　七是书面洁净干净。一般来说，正式的公务信函最好打印，而不是手写，这样可确保其书面的洁净干净。即使需要手写时，亦应避开任意涂抹、填补。另外，不要在行、格之外写字，不要掉字，不要以汉语拼音代替生字。　　八是防止泄露机密。一般的公务信函，不应在其字里行间径直或间接地涉及商业奥秘。假设打算将其邮寄或快递时，尤须留意此点。　　3.结尾　　在公务信函里，作为最末一部分的结尾，写作上的基本要求是全面而详细。大体上说，公务信函的结尾又由下述六个详细部分所构成：　　一是祝颂语。它是写信者对收信者所进行的例行