秘书培训资料.pptVIP

* * * * * * * * * Quality * * * * * * * * * 例： 定期清理办公桌抽屉，定期擦拭电脑，打印机等电器并除尘，定期清理硬盘及软盘(用专用软盘清洗硬盘振动器)； 将定期打扫所有办公设施作为定期预防维修计划的一部分，避免重大项目的操作过程中办公设施突然发生故障 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 电梯礼仪 第六十二页，共九十二页。 不要同时按上下行键。 不要堵在电梯口，让出通道。 遵循先下后上的原则。 先进入电梯，应主动按住按纽，防止电梯夹人，帮助不便按键的人按键，或者轻声请别人帮助按键。 在商务活动中，按键是晚辈或下属的工作，电梯中也有上位，愈靠内侧是愈尊贵的位置。 电梯中绝对不可以抽烟，尽量避免交谈，除非电梯中只有你们俩个人。 人多时不要在电梯中甩头发，以免刮人脸。 第六十三页，共九十二页。 信件电子邮件传真 第六十四页，共九十二页。 Receiving Mail收信件细节 上司或同事的私人信件原封送交 “误拆”应立即封口, 签名, 致歉 裁开或剪开封口,保持信件完整 检查信封内有无单据或名片,避免遗漏 如有必要可以登记信封的信息 第六十五页，共九十二页。 Categorize faxes/将传真分类： Handle the fax according to manager’s instruction 需要经理本人审阅的，根据经理授意处理 Handle independently 由秘书来待为处理的： Forward to other concerning persons in charge 转给其他相关负责人 Reply by secretary 由秘书本人回复 Fax 传 真 第六十六页，共九十二页。 Use hotel standard fax format 使用公司标准传真格式 When the fax content is confidential, you should contact receiver first, and fax to the designated fax number, finally, confirm with the receiver to make sure the document has been faxed correctly. 保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认。 Fax 传 真 第六十七页，共九十二页。 Filtrate files, delete unnecessary files, then, categorize the emails/mails (such as, memo, report, etc.), 根据邮件类型将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后分如下： Print out files that need to be read by the manager, and reply as per manager’s instruction, or remind the manger to reply, to handle the matters. 需要经理本人审阅的，打印出来，部分根据经理授意回复邮件，或督促、协助经理在规定时间内处理相关事宜。 Emails/mails 邮件 第六十八页，共九十二页。 Emails/mails 邮件 部门邮件地址（省略） 第六十九页，共九十二页。 When reply on behalf of the manager, must pay attention on the wording, and must be sent from the manager’s mailbox.