《实用英语写作教程》课件—备忘录.pptVIP

大连理工大学出版社 Section III Memos 备忘录 　　备忘录，是一种用以备忘的公文。 是单位内部各部门之间为了联系方便而使用的一种最普通的书面交流形式，主要用来提醒、督促对方或就某个问题提出看法或意见，备忘录可以快速、有效地传递信息，如升职、开会通知和宣布公司政策等等。 　　备忘录通常由标题和信息两部分组成。 标准的标题部分包括收件人 （To）、 发件人（From）、日期（Date）和主题（Subject）。 备忘录通常不需要写称呼，也不需要在结尾处写结束语。 2.3.1　Samples Sample 1 Memo From: John Green, Manager of the Sales Department To: Managers of all other departments Date: June 16, 2006 Subject: Talking about the sales plan of the third quarter of 2006 　　Our department has made the third quarter sales plan of 2006. We will hold a meeting to talk about it in the meeting room at 2:00 p.m. on June 18, 2006. We hope the managers of all departments will attend the meeting. If someone can’ t come to attend the meeting, please notify the secretary of our department in advance. 2.3.1　Samples 译　文 销售部经理John Green, 给本公司其他各部门经理写一个内部通知。 主题： 讨论2006年度第三季度（the 3rd quarter）的销售计划 时间：2006年6月16 日 内容：本部门已制订了2006年第三季度的销售计划。 将于2006 年6 月 18 日下午2:00在本公司会议室开会，讨论这一计划。 并希望各部门经理前来参加。 如不能到会，请提前告知本部门秘书。 2.3.1　Samples Sample 2 Memorandum From: Mr. Gary Nichols To: Mr. John Kent, Sales Accountant Date: December 16, 2008 Subject: Complaint from Mr. Gerald 　　I have checked my records and I have found that Mr. Gerald is correct in his complaint. I am afraid I was responsible for confusing his invoice with another one to Singapore. I must apologize for making this mistake. 　　I suggest that I write immediately to him to apologize and tell him to ignore the invoice he has. I shall then make sure that he gets a replacement invoice in the near future. 　　I hope this suggestion is satisfactory. 2.3.1　Samples 译　文 Mr. Gary Nichols, 给本公司销售会计 Mr. John Kent写一个内部通知。 主题： Mr. Gerald的投诉问题 时间：2008年12月16日 内容： 　　Mr. Gary Nichols 核查了记录发觉 Mr. Gerald 的投诉是合理的。 他对于将Mr. Gerald的发票和另一寄往新加坡的发票弄混淆一事负有责任。 并对此错误表示歉意。 　　他表示会立刻给Mr. Gerald写信致歉，告知此事。 并确保 Mr. Gerald很快就会收到正确的发票。 2.3.2　Writing Practice Practice 说明：根据以下内容，写一份备忘录。 致：格雷恩先生 自：布朗格雷斯（人事部经理） 事由：电脑 日期：8月6日 　　我想提醒您一下，我们办公室急需一台电脑，以便处理日益增加的与外国公司和企业进行联系的函件。 我希望您注意到这个问题，并尽早予以解决。 ， 2.3.2　Writing Pra