团订管理制度.pdfVIP

团订管理 一、 管理 1、合同管理 （1）、一式两份由内勤统一完善管理，保证所有资料的机密管理。 （2 ）、合同签定读订时间由营销内勤督促业务员提前通知拜访客户。 （3 ）、所有订单的合同，必须有双方正式盖章才有效，有财务部门的 签字认可方能送货。 （4 ）、将所有有效签单人，在每个店制定有效受单人的样册，保证客 户方便和公司资金回笼。 （5 ）、每份合同建立专项档案，业务员必须每月拜访一次，并在合同 随件中做好拜访记录。 2 、客户名单管理 （1）、将所有的客户名单输入电脑规范有序，且所有名单应有书面的 档案。 （2 ）、每日的送货信息必须有规范的记录，并定期装订，做好有关的 手工记录，且将有关信息输入电脑。 （3 ）、应将所有客户名单的称呼进行准确无误的记录，特别是客户的 高层管理者更要做好详细的记录。 3、送货管理 （1）、蛋糕出货时间；每日必须在上午9 ；30 点之前将所有蛋糕送出 公司，在保证质量的前提下出货。如有耽误第一责任人罚款50 元/次； 第二责任人罚款20 元/次；超过10：00 点第一责任人罚款100 元/次； 第二责任人罚款50 元/次。 （2 ）、送货时间与数量的要求：20 个蛋糕内必须于当日12：00 之前 送完。 （3 ）、当日蛋糕必须有8 个以上，公司方可调车派送。 （4 ）、送货员必须将所有蛋糕亲自送到客户手中，不能由其他人代送 如有特殊情况必须有团订经理同意另指定人员派送。 （5 ）、送货员必须将送达给客户的准确时间，详细记录在派送单上以 便对送货员的监督。如有客户关机或无法接通等现象，也必须有详细 记录（包括时间和原因）。 二、服务 目的：做一流服务，按时、无误地将蛋糕送到每位客户的手中，做到客 户对我们高标准服务的认可。 1、 服务流程 （1）、当日下午应将次日所需派送蛋糕的客户进行电话联系，准确的 记录好派送的时间和地址。 （2 ）、整理好派送的路线流程，将客户的不同时间、地点做好统一安 排。 （3 ）、将蛋糕的派送单以及各客户指定的生日贺卡有条有序地整理， 必须一一对应地把贺卡送给客户。 （4 ）、将蛋糕送到客户手中后，做好客户的签收工作，如有需要代收 的客户在蛋糕送到后，将电话通知客户本人。 2 、服务用语的标准 （1）、提前预约的用语 A ； “您好！×××我是麦波公司××，明天是您的生日，受× ××公司的委托给您预定了一份生日蛋糕，我方便为您送到什么位 置？……祝您生日快乐！” B ： “您好！×××生日快乐！我是麦波公司的蛋糕派送员，我 已到××位置，现在方便给您送来吗？……好，请您稍等，我3 分钟 送到。（时间不能超过5 分钟） （2 ）、已送到时的用语（即见到客户时的用语） A ： “您好！请您给我签收一下，谢谢！” B ： “蛋糕请您在食用前后放入冰箱冷藏。” C ： “生日蜡烛和刀叉、蝶在袋子里。” D ： “我代表麦波公司再次祝您生日快乐！” （3 ）、回访服务用语的标准 “您好！×××我是麦波公司客户服务部的×××，请问： 在×××号我公司派送的生日蛋糕，您是否满意，希望得到您宝贵的 意见。”…… “祝您工作顺利！感谢您对麦波公司的支持和光顾。” 三、每日派送单记录的明细表格如附表； 四、开单 1、 所有发货必须先开单后发货。 2 、 所有蛋糕、鲜花、卡片都必须记录在发货单中。 3、 对每日送出蛋糕的送货单整理以及效对。 4 、 每日必须将送货情况做好日报表，每月一号交部门经理，由部门 经理核实后再交营销总监和财务各一份。 五、 回访 1、 次日由销售内勤对前一天派送的情况进行回访，并在派送单上记 录好回访意见。 2 、 部门经理必须每周在派送单中进行