公司会计档案管理制度.docxVIP

5 - PAGE 公司会计档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为加强和规范公司会计档案管理，特制定本制度。 第二条 本制度适用于公司及各部门。 第二章 职责 第三条 对财务部门形成的会计档案实施集中统一管理。 第四条 财务部门应按归档要求,整理立卷，向档案部门移交归档。 第三章 管理内容 第五条 归档范围 一、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 二、会计账薄类：总账、名细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。 三、财务报告类：月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。 四、其他类：银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。 第六条 归档方式 一、每年形成的会计档案,由财务部门按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。 二、当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部门保管一年,期满之后,由财务部门编制移交清册一式两份,财务部门留存一份，另一份随会计档案一并移交档案室统一归档，会计档案移交以交接双方和监交人在移交清册上签名盖章为准，出纳人员不得兼管会计档案。 三、移交档案室保管的会计档案 ,原则上应当保持原卷、册的封装。个别需要拆封重新整理的,由会计部门拆封整理。 第七条 档案分类 一、会计档案分类,依据国家档案局颁发的《会计档案管理办法》采用年度-类别分类法。类别分为：会计账薄类；会计凭证类；财务报告类；其他类。 二、会计档案编号。同一年度同一类别内从“1”编制案卷流水号。 第八条 档案利用 一、会计档案查阅或复制时须填写审批表，并经财务部门领导签字同意后，在档案室办理手续，并在档案室进行查阅或复制；在查阅和复制时严禁在会计档案上涂画、拆封和更换。 二、档案室保存的会计档案一般不得外借，如有特殊需要,经公司主管财务总经理批准，财务部门和办公室负责人签字后，办理登记手续，借出时间不得超过三天。 三、上级领导检查需用会计档案时，应由本单位财务部门借出。 第九条 保管期限及其它要求 一、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。保管期限详见附表。 二、采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。 三、管理性文件、预算、计划、制度等文件材料的分类、排列、编号应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。 第十条 对以下会计专业材料，另行组卷： 一、土地征用及重大固定资产的买卖单据。 二、工资名册。 三、债权债务单据。 四、交通肇事、工伤事故的处理单据。 五、涉外（含港、澳、台地区）的会计材料。 第十一条 会计档案鉴定与销毁 一、保管期满的会计档案,可以按照以下程序销毁： （一）由公司档案室会同财务部门提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 （二）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 （三）销毁会计档案时,应当由档案室和财务部门共同派人监销。 （四）监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁后需在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告有关负责人。 （五）保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 （六）在建项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。 第四章 附则及支持性文件 第十二条 本制度由公司办公室负责解释。 第十三条 本制度自发布之日起执行。 第十四条 支持性文件 1.《中华人民共和国档案法》 2.《中华人民共和国会计法》 第十五条 附件 1.公司会计档案保管期限表 6 - PAGE 附件 公司会计档案保管期限表 序号 档 案 名 称 保管期限 备 注 一 会计凭证类 　 1 原始凭证 15年 　 2 记账凭证 15年 　 3 汇总凭证 15年 　 二 会计账簿类 　 1 总 账 15年 包括日记账 2 明细账 15年 　 3 日记账 15年 现金和银行存款日记账保管25年 4 固定资产卡片 固定资产报废清理后保管5年 5 辅助账簿 15年 　 三 财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告 1 月、季度财务报告 3年 包括文字分析 2 年度财务报告（决算） 永久 包括文字分析 四 其他类 　 1 会计移交清册 15年 　 2 会计档案保管清册 永久 　 3 会计档案销毁清