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PAGE 公司公文管理制度 第一章 总 则 第一条 为实现公司公文管理规范化、制度化、科学化，提高公文质量和运转效率，确保国家和企业机要文件秘密安全，特制定本制度。 第二条 本制度适用于公司及所属各单位。 第二章 职 责 第三条 办公室是公司公文的归口管理部门，主要职责是： 一、负责制订、发布、修订公司公文管理的有关制度，实现制度的闭环管理，指导公司所属各单位的公文流转工作。 二、负责公司收文的统一接收、登记、编号、拟办、分办、传递、督办和发文的统一核稿、编号、文印、用印、归档、立卷等工作。 三、负责公文流转所需载体的维护，确保其正常运转。 第四条 公司各部门为公文的承办部门，其职责是： 一、按照公司领导批示和文件的要求，对承办事项予以执行落实。 二、根据部门的职责要求，负责相关领域公文的起草、会签和分发传递以及实现该公文的闭环管理。 第三章 管理内容、要求与程序 第五条 公司公文是传达贯彻党和国家、上级主管部门以及地方党委、政府的方针、政策；发布公司党委、行政措施；报告有关事项；请示和答复有关问题；指导和商洽工作；沟通情况的一种工具。各级领导干部及各部门工作人员要以认真负责的工作态度做好公文的起草、审批和处理工作，不断提高公文处理的质量和效率，减少不必要的行文。深入调查研究，凡是可发可不发的文件坚决不发；凡是可以内部协调办理的就不要行文；凡是应当贯彻执行的公文要及时、准确地发到有关单位；凡是必须具体办理的公文，一定要落实到主管部门和承办人员，并加强催办。 第六条 公文处理必须严格执行国家有关保密规定。秘密文件分为秘密、机密、绝密三级。机密文电要按规定范围传阅、使用，必须做到处理公文不泄密。一切公文在尚未公开宣布前，不得议论和外传。 第七条 公文处理必须做到及时、准确、安全、保密、规范。公司内收文经由办公室文书负责接收、拆封、登记，办公室经理填写拟办意见，经公司主管领导批示后由文书分送、传递和管理。行文要贯彻党政分开的原则，凡属行政职权范围内的工作应由行政行文；凡属党委职权范围内的工作由党委行文；属于工会、团组织职权范围内的工作由工会、政工部组织行文。 第八条 各级领导要重视行文工作。行政文件签发前需经公司领导班子成员审阅会签，然后由总经理签发；党委文件签发前需经公司党委委员审阅会签，然后由党委书记签发。 第九条 公文处理应依照《国家行政机关公文处理办法》(国务院2000年8月24日发布)和《公司公文管理制度》（2005年第6号）办理。 第十条 公司常用的公文种类 一、决定、决议：“决定”适用于对重要事项或重大行动做出安排；“决议”适用于会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。 二、规定、办法：“规定”适用于对某项工作或活动做出安排，突出具体管理措施；“办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。 三、通知：适用于发布规章；转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部等。 四、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 五、报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。 六、请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 七、批复：适用于答复下级单位请示事项。 八、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。 九、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。一般有三种方式：一是文种为会议纪要的直接印发；二是会议纪要为附件的以通知印发；三是会议纪要名称为文头的可不盖章印发。 十、意见：适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见；对某项目进行审核的意见。 第十一条 公文格式 一、公文一般由发文单位标识、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位等部分组成。 （一）发文单位标识一般由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成，用红色居中套印在文件首页上端。 （二）秘密公文要分别在公文首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”。 （三）紧急文件应当在公文首页右上角分别标明“特急”、“急件”，紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。同时需要标明保密程度和紧急程度的公文，应将保密程度与紧急程度上下排列，保密程度在上，紧急程度在下。 （四）发文字号一般包括：发文机关代字、年份(用六角括号括入)和序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。 公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧。 （五）上报公文应在横线上方左侧空一字标注发文字号，右侧注明签发人，签发人姓名居右空一字，如有会签单位，应注明会签人姓名。“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签