物业管业部商务中心作业指导书.pdfVIP

物业管业部商务中心作业指导书 （一）发送传真程序: 1、当客人要求发送传真时应礼貌地请客人填写《服 务收费单》。 2、发传真时,根据发往的国家或地区,核对或查出 国家或地区代号。按传真机要求，保证 1：1发 送。要保证每发出一页都要盖章。如出报告指明 为“错页”（ErrorPage),则说明该页需要重发。 3、 根据所花时间及发往的国家或地区,按价目表 结算开具帐单或付款收据。 4、发送及结算结束，按要求将情况登记在《发报 记录本》上。 （二）收送传真程序： 1、当商务中心收到给客人的传真时，及时从机器 上取下稿件。核对收报人姓名、单元号。 2、将传真按要求登记在“传真记录本”上，注明 日期、姓名、单元号、页数及传真时间。 3、打电话通知客人请其到商务中心来取，如客人 不在房内，发一份“传真通知单”送到客人的单 元内。待客人回来后到商务中心来办理领取手 续。 4、如遇无单元号传真时，在进报的右上角注明“待 查”两字，及时与管业部取得联系。查出单元号 按第 2、3 条处理。如查无此人，则填写“无收 件人”小条，用回形针别在进报前面，放入指定 夹内，第二天再与管业部联系。3天后仍无法查 找，则归档。 5、当客人前来询问是否有传真时，先查阅“传真 记录本”，如有，按有关程序办理后将进报交给 客人；如无传真，则记下客人姓名、单元号，一 有传真立即通知客人。 6、如传真是发给将要入住的客人的，应及时发一 书面通知单给前台，待客人抵店办理手续时，由 总台将通知单交给客人，请客人到商务中心领 取。 7、如遇已迁出大厦的客人的传真，可通知管业部 与相关单位联系。如无法联系或联系不上，在三 天后存档。 （三）打字及电脑文字处理服务程序： 1、当客人要求打字或电脑文字处理服务时，接待 人员应有礼貌地请客人填写《服务收费单》。 2、接到文稿先浏览一遍，识别每一个字母、符号 和数字。 3、了解客人的具体要求，格式及是否要保留文件。 （如要保留，请其确认保存时间），同时向客人 介绍有关价格及大概时间（也可征求一下客人意 见大概需要在什么时间完成）。 4、打字完成后，先打印出一份样稿，请客人校对。 根据客人核对后意见认真修改，直至打印出一份 正式文稿。操作人在《服务收费单》上签名并注 明完成时间。 5、将原手稿与打字后正式文稿放入指定夹子内。 通知客人到商务中心来取。待客人来时，经查看 准确无误，请对方在《服务收费单》上签字。 6、如自己这一班打不完必须交给下一班人操作时， 要在《服务收费单》内交待清楚打字中断的位置、 格式、文件名及预约校对时间等。 7、请客人点清页数，按价目表价格结算金额。请 客人在帐单上签字或付现金。 8、打字服务结束，把有关情况登记在《商务中心 服务记录本》上。 （四）复印服务程序： 1、当客人来商务中心复印时，商务中心当班人员 应礼貌地招呼客人并请客人填写《服务收费单》。 2、详细了解客人的复印要求，用什么规格的纸？ 照原来大小复印是放大还是缩小；是单面复印还 是双面复印及每份复印数等，也可征求一下意见 复印好后送房间还是自己来取 （一般数量少，客 人往往立即可取）。 3、按要求进行复印，尽可能使复印件与原稿相同， 保持清晰、整洁（不要颜色太深或太浅）。 4、复印结束，把页数、规格及复印时间填写在“服 务收费单”内