企业紧急采购管理办法.docxVIP

1.总则 1.1.目的依据为规范紧急采购行为，提高采购效率,确保紧急情况下的物资供应，依据企业物资供应管理的有关规定制定本办法。 1.2.适用范围本办法适用于总部各部门，各企事业单位、股份公司各分（子）公司及控股公司（以下简称企业）。非控股公司参照执行。 1.3.规范内容紧急采购是指为应对自然灾害、公共卫生、社会安全等重大突发事件，以及火灾、油气和有害物质泄漏、爆炸和装置非计划停车等各类突发生产、安全事故，保障突发事件或事故应急处置与救援、事后恢复与重建所需物资的采购行为。日常生产检维修物资采购不纳入紧急采购范围。 1.4.业务管理原则 依法合规、安全高效、统一管理的原则。 2.组织管理与职责 2.1.物资装备部负责制定集团公司紧急采购管理制度，统筹协调紧急采购资源，组织实施集团化物资的紧急采购，对企业紧急采购行为进行监督和考核。 2.2.各企业负责制定本企业紧急采购实施办法或细则，负责企业集中采购物资的紧急采购。 3.管理内容和程序 3.1.紧急计划 3.1.1.需求单位提报紧急采购需求计划须附加紧急情况说明，经企业职能部门审批同意后报物资供应部门。单项物资预估采购金额超过50万元的紧急采购需求计划，须经需求计划提报单位或审核部门的企业分管领导审批。 3.1.2.紧急采购需求计划原则上应线上提报，特殊情况下可线下提报，但应在计划领料后3个工作日内在信息系统补录相应计划。 3.2.紧急采购 3.2.1.物资供应部门接到紧急采购需求计划后，应及时搜寻并落实资源，核实本企业库存（含寄售库存、供应商管理库存等）、其他企业库存资源和易派客平台供应资源，对物资品种、规格、数量、质量、时效等能完全满足紧急需求的，优先平衡利库，调剂利用库存资源，通过易派客平台采购。对不能满足需求的物资实施紧急采购。 3.2.2.对需要紧急采购的物资，物资供应部门应落实采购资金来源、供应商情况，编制采购预案，履行物资供应部门内部审批后实施采购。 3.2.3.采用招标方式采购所需时间不能满足用户紧急需要的可以改为其他竞争方式采购。 3.2.4.采用独家方式采购的可以免于独家采购专家评审，经企业领导审批后实施。突发事件或事故处理完后应及时补办独家采购公示手续。紧急情况下形成的独家采购不纳入独家采购率考核。 3.2.5.采用电话、传真、微信、邮件等方式进行线下采购的，应在计划领料后3个工作日内完成相关手续及信息系统补录。 3.2.6.紧急采购应按照集团公司合同管理的有关规定，及时完成相关合同审核、审批和签署工作。补录的合同，提交时应附相关情况说明。 3.3.催交与检验 3.3.1.物资供应部门负责紧急采购物资的催交催运，确保物资按期到货。 3.3.2.企业应落实紧急采购质量管控责任，加强驻厂监造、关键点核检、出厂检验和到货验收等关键环节管控，确保物资供应本质安全。 3.4.档案管理 3.4.1.物资供应部门应建立紧急采购档案和台账，加强采购文件和凭据管理。 3.4.2.档案主要内容包括：紧急计划审批单、采购预案审批单、供应商谈判记录、价格确定情况、合同、独家采购公示表以及其他必要的说明文件、音视频资料等采购决策及实施过程资料，含电话记录、文件传真、微信和邮件截屏等。 4.检查与监督 4.1.物资装备部负责对企业的紧急采购进行监督、检查和考核。 4.2.各企业要将紧急采购执行情况纳入企业日常管理、内部监督和绩效考核。