企业境外档案管理规定.docxVIP

1.总则 1.1.目的依据为了规范和加强企业、企业（以下统称企业）境外机构档案管理，维护国家利益和企业合法权益，防止国有资产流失，满足境外资产监管需要，依据《中华人民共和国档案法》《企业境外档案管理办法》和《企业档案管理办法》，制定本规定。 1.2.适用范围本规定适用于企业及所属单位作为投资主体或母公司在境外设立的全资企业、控股企业、项目部、办事机构等(以下统称境外机构)的档案工作。 1.3.内容界定 1.3.1.本规定所称境外档案，是指境外机构在研发、生产、经营、管理、项目合作等活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料。 1.3.2.境外档案工作主要内容 1.3.2.1.编制档案工作发展规划和年度工作计划。 1.3.2.2.制定文件材料归档和档案管理制度。 1.3.2.3.指导文件材料形成、积累、整理和归档工作。 1.3.2.4.开展档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和信息化等工作。 1.3.2.5.组织档案宣传、培训、研究和业务交流工作。 1.3.2.6.负责境外档案移交工作。 1.3.3.境外档案是企业档案的重要组成部分，是境外机构的有形、无形资产，是确保国有资产保值增值、维护国家利益和企业合法权益的重要凭据，必须加强管理。 1.4.管理原则 1.4.1.遵守所在国家或地区法律法规。 1.4.2.有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发事件。 1.4.3.以企业资产关系为纽带，实行统一领导、分级管理，确保境外档案完整、准确、有效、系统和安全。 2.组织管理与职责 2.1.综合管理部是企业境外档案工作的归口管理部门，负责组织制定企业境外档案管理制度，监督、指导企业境外档案工作。 2.2.境外机构的投资主体、母公司（以下统称主管单位）是本单位境外档案工作的责任主体，负责本单位境外档案工作的监督、指导；负责将档案工作纳入境外机构内控管理和绩效考核范围，纳入境外机构负责人离任审计内容。 2.3.境外机构具体负责本机构的档案工作，对档案的完整、准确、有效、系统和安全负责；负责明确本机构档案工作归口管理部门，配备专兼职档案人员，建立健全档案管理制度和档案工作体系，实现本机构档案的集中统一管理；负责定期向主管单位报告档案管理工作情况。 2.4.境外机构主要负责人是本机构档案工作的第一责任人。 2.5.境外机构档案管理人员应具备相应的档案专业知识和技能，定期接受档案业务培训；一般应选用中方员工。 2.6.境外机构工作人员有保护境外档案的责任和义务，按照“谁形成，谁归档”的原则负责所形成文件材料的收集、整理和归档。 3.文件材料的形成与归档 3.1.境外机构应将文件材料形成、积累、整理和移交工作纳入业务工作流程，纳入业务工作或项目计划，纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。 3.2.境外机构应依据所在国家、地区及中华人民共和国法律法规和企业档案管理制度，结合境外业务实际制定《文件材料归档范围和档案保管期限表》，报主管单位档案部门审核批准后实施。资本结构、主营业务和机构设置发生较大变化时，应及时修订完善。 3.3.文件材料应按照归档范围及时收集整理，按规定期限移交本机构档案部门集中管理。任何人不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。 3.4.文件材料归档应遵循的原则 3.4.1.反映本单位各项工作的真实记录。 3.4.2.具有法律效力的凭证。 3.4.3.反映境外机构决策的依据。 3.4.4.有关法律法规和制度明确应归档保存的。 3.5.文件材料归档要求 3.5.1.归档文件材料形成应符合有关技术标准，完整、准确、系统，使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。 3.5.2.归档文件材料应为原件；无原件的，应将具有凭证作用的复制件归档并做出说明。 3.5.3.电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案管理有关要求。 3.5.4.非纸质文件与其文字说明一并归档；外文文件材料若有中文译文的，应一并归档；没有中文译文的，译出标题和目录后归档。 3.5.5.归档文件材料一般一式一份；重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 3.5.6.特藏档案应采取密封等特殊处理后专项移交。 3.6.文件材料归档时间 3.6.1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。 3.6.2.生产、贸易、工程项目等业务形成的文件材料，应在项目合同完成后2个月内归档，周期长的项目可分阶段分项归档；设备仪器文件材料在开箱验(接)收登记后或安装调试完成后归档。 3.6.3.会计文件材料在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。 3.6.4.声像材料及实物应在工作结束后及时归档。 3.7.境外机构归档文件目录应在归档完成后1个月内报国内主