大型活动的组织技巧讲义.pptVIP

会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求之外，还应考虑形状、大小、桌椅安排等布置。 小型会议可安排在一般会议室，会议室有方形、长方形、圆形、椭圆形等。会议室的中央放置长方形或长圆形会议桌，桌上正中可以放置一两盆鲜花，四边供与传教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周围放置靠背椅，数量视人数而定。 主席的位置一般在会议桌的两端，视门的方向而定，通常在门的左侧。多边会议采用正圆形会议桌，或多边形桌位，因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分。大中型会议则安排在会议厅，扇形会议厅比长方形的效果要好。会议厅的前方安排主席台与讲台。主席台应用长方形桌，上铺白色、天蓝色或其他颜色桌面。台上方或后方悬挂会标。会标一般用红底白字，企业也可用红底金字。讲台不宜过大过高，应与讲话人的身材比例协调。台前可放置花草盆景，使主席台整体上显得色彩和谐，舒心悦目。 会场布置 第三十一页，共六十三页。 面对主席台的是与会者席位，应有桌有席。便于放置文件和做记录，席位之间不应太挤，便于进出活动。研讨会、座谈会可将桌椅排成半圆形或小方块形， 席前除文件、资料外，可放置饮料、水果，还应多备话筒，便于与会者原桌发言和多向交流。 会场大小应与人数相适应，与其过大，不如偏小。会场过大则显得松散，容易产生迟到、早退现象，不利于产生好的会议效果；偏小反而显得紧凑，容易使人思想集中。情绪饱满。 工作会议或同一系统会议，与会者的席位依职务高低为序，职务越高者离主席席位越近，两边入席，左高右低，前高后低。研讨会、座谈会之类的会议，与会者可随到随坐，不指定席位。重要的大中型会议，则应按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，与会者由秘书或服务人员引领入席。 第三十二页，共六十三页。 重大会议的主席台席位应讲究排列。主席台席位视人数设一排或数排，第一排席位应为单数。 席位的次序应以主席团成员职务高低，对会议的重要程度而定。邀请的贵宾或来宾如安排在主席台就坐的也按照同样原则。 第一排的正中为首席．其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低．前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。 主席台席位 第三十三页，共六十三页。 会场一应设施都必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器 的音量大小)，以免临时发生故障或出现差错。 会场设施 第三十四页，共六十三页。 会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。 会场外应有医护人员值班。 远道而来的应准备接送车辆。 会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。 重要会议应有安全保卫人员和保密措施。 会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送图片、资料、纪念品等，都应在会前做好准备。 其他准备 第三十五页，共六十三页。 2.会议议程 会议的议程包括： 程序 议程 日程表 作息表 议程清晰，会议有条不紊！ 第三十六页，共六十三页。 会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议题，应根据这些议题的内在联系、主次、先后排列次序，编排议程，印成文字，就是议程表，会前发给与会人员。 （1）议程 第三十七页，共六十三页。 （2）程序 会议内容除了议题之外，还有一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。把第一次会议的这些项目和内容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文书，就是程序表。 程序表最好能列上时间安排，具体到几点几分。 第三十八页，共六十三页。 （3）日程表 即将会议的全部内容(包括参观和文娱活动)分解安排在会期几天的各单元(如分上午、下午、晚上)或时数(几点至几点)内，以简短的文字表达，制成表格。 第三十九页，共六十三页。 （4）作息时间表 即将每天的起居、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间安排制成表格。安排作息时间应考虑到劳逸结合、冬夏时令特征等因素。 第四十页，共六十三页。 3.会议通知 会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知。本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的