差旅及外勤制度.docx

目的 为合理节约各项费用以达到有效利用资金、加速资金周转的目的，以节约、高效为原则,规范财务等流程，特制定本规定。 定义 2。1 出差：是指公司员工到广州市区（含越秀区、海珠区、荔湾区、天河区、白云区、黄埔区、番禺区 7 个区）以外的地方因公办事。 2.2 外勤：是指在广州市区内的出外办事，须于当日出发当日返回。外勤的交通费按公司《交通及通讯费用管理规定》执行.外勤时超时工作,按照公司的《员工加班管理制度》执行，超时工作的截止时间以离开办事地点时的时间为准.属于考察、验货等商务方面的外勤，需于外勤工作后一个工作日内按《外勤/出差工作报告》格式向直属上司提交书面报告,否则将不予报销相关费用. 2。2.1 为利于统计考勤和前台转接电话，避免错漏,同时加强管理。所有外勤进出前，都需将完成申请的《外勤申请单》交到前台处以作考勤依据。 申请和审批流程： 员工出差前应详细填写《出差申请单》，说明事由、日程计划、预期要达成目标、食宿安排、费用预算等资料以便财务部门核对费用支出。员工出外勤前应详细填写《外勤申请单》。 3。2 外勤及出差的审核权限规定如下： 类别 部门负责人 公司副总经理 公司总经理 境内出差 外 勤 ★ 主管级及以上级别人 ★ ★ ★ 员(含副职) 员工级 ★ ★ 境外出差 所有员工(含港澳）  ★ ★ ★ 出差期间的管理办法 出差行程等同于工作时间，出差人员需如公司上班一样遵守工作规定,出差行程不另外享受加班待遇（加班工时及加班补贴）;按公司规定可计核加班工时的岗位，出差期间如遇公休日或法定节假日且连续工作超过 4 小时以上的(含 4 小时），可按同等时间申请加班工时。 4。2 出差期间，除因病或遭遇意外灾害外，不得因私事或借故延长差期.因公造成实际出差天数超计划的或因实际需要由上司指示延时,应事先报备相关人员，事后补办延期手续。因个人 原因请假滞留或改变线路造成的费用自负。未经批准滞留或改变线路的，依情节轻重处以罚款或行政处罚. 4。3 出差人员返回后应按附件《外勤/出差工作报告》格式，在三个工作日内提交书面报告,属采购或签订合约的，可凭合约和采购或提货单据替代工作报告;属验货可凭检验报告替代工作报告;属供应商评估的可凭供应商评估报告替代工作报告；直接上司及部门负责人须对其目标完成情况及差旅费用做好审核和监控工作。各差旅审核部门须在其递交了出差报告给相关人员后方可给予审核报销。出差过程中若工作任务需马上处理和决策的，应当天以邮件或传真的方式回传直接上司或公司。 出差报销标准 5.2 差旅费报销(标准参照表单：《出差补贴标准》) 5。2。1 出差费用分为交通费、住宿费、膳食费及特殊费（因公需要的交际等费用），须分项填写。如产生超过给付标准的费用,由员工自行支付。 5.2。2 同性别员工两位以上出差时，以二人入住一房为标准，住宿费用不得超过二人中最高职位者的标准. 5.2。3 住宿费在公司标准范围内据实报销,报销时必须提供住宿专用发票及电脑结算明细单, 注明住宿人姓名、日期、住宿天数、商务费用等明细。如无清单提供，请附说明，否则费用自理。出现非工作用途的收费电视、酒水、其它服务项目收费的费用自付。 5.2。4 出差期间,借住朋友、亲戚处或由客户方安排住宿的，公司不再另外报销当次的住宿费。 5.2.5 出差期间参加宴请(包括请客或被请）不再报销当天该餐的伙食补助费； 5.2。6 费用报销单据的填写注意：务必注明对应的业务项目、事由、起始地点、 交通工具、单项费用等,超标或特殊情况还需注明原因， 的士例：交通费:公司 25 元 的士 注明金额） 体育中心（横线上面注明交通工具/公交车号,在横线下面 业务项目:XX 供应商 事由：送样板 超标原因：样板数量多，客户临时要求需在规定时间内送达5.2。7 出差期间交际应酬费需依审批权限申请; 5。2.8 出差返回后,出差人凭有效票据据实填制差旅费报销单,并附出差审批资料交部门负责人初审后按相应财务费用报销审批权限核销； 出差/外勤注意事项 如需住宿,应选择与公司已签订合作协议的酒店(公司没有协议酒店的城市除外），并由人力 资源及行政部前台代为订房。飞机票及去程的火车票也由人力资源及行政部前台代订. 6。2 公司按岗位性质实行话费按月补贴制度，员工出差及外勤不再另行报销话费。 6.3 出门在外， 需特别注意人身及财物安全。 本制度实施和原制度的废止 现有文件中与此制度相抵触条款按本制度执行.本制度解释权归属人力资源及行政部。表单 1：《外勤申请单》 表单 2：《出差申请单》 表单 3:《外勤/出差工作报告》表单 4：《出差补贴标准》 表单 5：《差旅费报销清单》表单 6:《员工外出登记表》 8．流程图  流程图 提出出差申请  权责部门 出差人  相关记录表单 出差申请表