客户档案管理制度.pdf

制度 编 号 客户档案管理制度 名称 执行部门 第 1 章 目的 第 1 条 为了给档案管理工作提供规章依据，科学地保管和高效有序地利用档案材料，特制定本制 度。相关人员必须按本制度行事。 第 2 条 为对公司的客户信息进行科学的管理，提高客户档案立档工作质量，特制定本制度。 第 3条 本制度还为档案的保管和利用提供了应遵循的程序和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。 第 2 章 客户档案立档工作 第 4 条 客户服务档案的内容。客户服务档案包括“客户基本资料表”、“客户信用评估报告”、 “客户销售合同（复印件）”、“客户资质评级表”、“客户销售统计表”、“客户信息分析报告”等。 第 5 条 客户档案接收部门。由于客户的档案由多个部分构成，而且需要从不同的部门收集信息， 所以要确认客户档案的主要管理部门、主要管理人和文档的归集方法及交接标准。 1．本月的“客户基本资料表”、“客户销售合同（复印件）”、“客户销售统计表”等资料由销售 部门负责在下月 日前向客户服务部档案管理人员提供。 2．本月的 “客户信用评估报告”等资料由财务部门负责在下月 日前向客户服务部档案管理人 员提供。 3．本月的“客户资质评级表”、 “客户信息分析报告”等资料由客户服务部负责在下月 日前 向客户服务部档案管理人员提供。 第 6 条 客户信息归档程序。新形成的客户信息材料应及时归档，归档的程序如下所述。 1．对客户信息进行鉴别，看其是否符合归档的要求。 2．按照客户信息的属性、内容，确定其归档的具体位置。 3．在信息目录上，可补登信息材料名称及有关内容。 4．将新客户信息材料放到指定位置，以方便查找。 第 7 条 归档的材料必须按年度立卷。本公司在营销活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按 照本制度的规定，分别立卷归档。 第 8 条 立档范围。客户的基本信息，主要包括客户名称、法定代表人、地址、邮编、电话、传真、 注册资本、经营规模、经营范围、经济实力、客户与公司的主要业务来往记录等。 第 9 条 为保证案卷质量，统一立卷规范，立档工作由相关部室兼职档案员配合，档案室的文书档 案员负责组卷、编目。 第 10 条 案卷质量总要求。保持文件之间的有机联系，遵循文件的形成规律和特点，区别不同的价 值，便于保管和利用。 第 11 条 归档资料的种数、份数以及每份文件的页数均应齐全。 第 12 条 在归档的资料中，应将每份文件的正本与副本、转发文件与原件、请示与批复、多种文字 形成的同一文件，分别放在一起，不得分开。 第 13 条 文件应合一立卷。绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随 同绝密文件立卷。 第 14 条 不同年度的资料一般不得放在一起立卷，但是以下情形需要特殊处理。 1．跨年度的请示与批复，放在复文年立卷。 2．没有复文的，放在请示年立卷，跨年度的规划在针对的第一年立卷。 3．跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。 4．跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5．其他文件的立卷按照有关规定执行。 第 15 条 客户档案资料的排列。应区别不同情况进行排列，密不可分的材料应依以下次序排列在 一起。 1．批复在前，请示在后。 2．正件在前，附件在后。 3．印件在前，定稿在后。 其他材料应依其形成规律或特点进行系统的排列。 第 16 条 客户资料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的 右上角、背面的左上角打印页号。 第 17 条 永久、长期和短期案卷，必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，填写的字迹要工整， 卷内目录放在卷首。 第 18 条 有关资料情况的说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将相关负责人的 姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。