医药公司采购部流程图.docx

医药公司采购部流程图 医药公司采购部流程图 集团文件版本号：（M928-T898-M248-WU2669-I2896-DQ586-M1988） 广东沣泽医药有限公司采购部工作流程目录 一、 首营资料收集流程 二、 产品采购操作流程三、 发票核销和结算流程四、 产品破损处理流程五、 采购退货处理流程 首营资料收集流程 首营企业资料： 电脑录入客户资料： 、 营业执照、药品生产（经营）许可证（采购器械：医疗器械许 在采购系统的＂基础资料＂界面增加供应商资料录入、产品资 可证）、GSP 证或 GMP 证、质保协议，法人委托书，销售员的身制作并提交首营企业＼首营品种审批表： 份证和上岗证、销售合同 1、在质量系统增加并提交首营企业审批表和首营品种审批表 首营企业审批审核： 首营品种资料： 备采注购：合同的管理： 首营企业审批表需：采购部经理、质量部经理、质量负责人． 1、供应商正采常购业合务同情需况独下立，归按档电并脑建系立统目提录示，每目月录对每所季有度客交户部资门料经进行检 首营品种审批审核： 查，是否出现部分 资料过期，如过期应及时更新，不能按时更新的客户以文字方式向质 量部申请暂 停使用，待资料更新后方可重新进行业务。 2、所有的客户资料必须在有效期内发生业务往来，每年必须对客户资料 进行审核更 新，确保所有资料的完整性。 产品采购操作流程 根据每月部门经理下达的采购计划，每月 15 日 根据部门经理每日下达的平台计划，结合购销 生成采购订单：在采购系统的”采购决策平台”,将所需要采购 的品名输入,在这个界面能看到该品种的所有信息,包括:最后供 应商.采购单价,该商品在途数量,库存数量．根据这些信息在要 采购订单审核：订单认真核对供应商、品种、规格、厂家、数 量、单价、税率等内容，提交部门经理审核．要赶写预计到货 先付款后提货的 交财务付款：每周 发1.货3.跟5 按进审：核汇好款的单订上单列 生明成采付购款明单细交，部传门真经给理供 有款期的 通知发货：传真或电话通 到知货供跟应踪商：发根货据发货周期发票核销和结算流程 做好到货跟踪。 有帐期的，在每月10 号根据结算条件已经预付货款的，在发票系统找到该笔发票 有帐期的，在每月 10 号根据结算条件 已经预付货款的，在发 票系统找到该笔发票 根据结算计划，在发票系统，选择该 根据结算计划，在发票系统，选择该 品种未结算的发票，点结算生成付款 单交部门经理审核经财务审核公司领导审批 特殊原因不能按款期付 后出纳付款，取得底单后 收货破损处理流程 款的要及时与客户沟通 仓库接收货物 通知验收员验检查来货与采购计 通知验收员验 检查来货与采购计 相 符 不相符可接受的不可接受的 不相符 可接受的 不可接受的 联系供应商 作相应处理：换货或销售；落实 拒收并通知相关供应 商， 跟踪到货和再 向供应商催要发 退回供应商 采购退货处理流程 待退货未开发票的 待退货未开发票的 已经开票入帐的落实对方 开红字发票，或者下批货 填写＂退（换）货通知 单＂，经采购部、销售部、 质量部三个部门经理和公司 在采购系统的＂采购退货通 知单＂界面，导入原入库单 仓库将退货发出后，采购员 跟踪落实货到对方后将退货 签收单寄回公司；有红字发