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档案管理办法 一、目的 为加强档案管理，保证档案的系统性与完整性，使档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为各项工作服务，结合公司实际情况，特制定本办法。 二、范围 本办法适用于公司及所属各单位的档案管理。 归档文件材料包括各类台账、原始记录、各类标准、招投标文件、合同（协议）和项目类资料以及各种设备等资料、图片。 三、管理部门 3.1 各单位综合管理部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。 3.2 各部门根据工作需要配备兼职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。 3.3 各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向综合管理部移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。 3.4 档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全。 四、档案的分类 在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据各单位实际情况,将所涉及的档案划分为以下几大类: 行政管理类：会议、行政事务、法律事务、审计、办理投保、企业形象宣传、资产管理、事故处理等材料； 人事管理类：员工个人档案、人员需求申请及审批材料、备用人才及后备干部资料、培训材料； 财会档案类：商业银行往来、会议材料、重要的贷款保单、与政府、机关单位往来的重要资料； 生产经营管理类：生产材料、能源管理、标准计量、环保材料、经营决策、产品销售、物资管理、计划统计等； 设备类：生产、化验、安全、环保设备、仪器仪表、办公设备； 产权类：知识产权、权证、认证材料等； 基建档案类：新、改、扩建工程文件，设计、施工形成的材料，工程预算、决算、重大变更材料，安评、环评资料； 实物档案类：电子档案（含存有重大事件、重要活动、重要文件资料的软盘、光盘、录像带、硬盘等），物品材料（奖状、锦旗、奖章、奖品誉证书、牌匾、奖杯、赠品)； 外来文件类：与外部的政府、机关、企事业单位等往来值得保留的重要文件及重要外来信息。 五、归档要求 5.1 归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。 5.2 卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚(一律使用黑色中性笔填写)，字迹工整、清晰，装订整齐。 5.3 文件归档份数:一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。 5.4 归档时间:部门或责任人应于相关工作结束后立即(最迟一周内)将应归档的文件整理，与综合管理部一起向本单位档案管理室移交归档。 六、保管要求 档案的保管期限一般分为永久、长期、短期三种。永久为无限期保存，长期为5年至10年，短期为2年以下。档案保管期限除特殊情况经由单位领导批准外，可由立卷人根据以下基本原则确定。 6.1 永久保管 凡是记述和反映主要职能活动和基本历史面貌，并具有长远查考利用价值的档案，定为长久保存。具体包括以下范围: 重要会议形成的重要文件、重要发文、会议纪要； 有关经营方针、事业规划、领导人任免，集团及下属单位年度工作计划、总结、统计表； 发至公司内部机构的指示及命令； 各种预、决算材料； 重要的权利、财产的得失保全及其变更的情况； 重要契约、合同的缔结、解除及其他变更资料； 向官方提请的文件及官方批复文件。 6.2 长期保管 凡是反映一般性工作活动，并在较长时间内对工作具有查考价值的档案，定为长期保存。具体包括以下范围: 一般性的会议发文、通知、报告、会议纪要、请示与批复； 内部机构人事任免(干部聘用、职工录用、工作调动、转正、定级、调资、离退休、死亡、职称评聘、落实政策等文件材料)； 签订的重要的合同、协议； 物业管理、车辆管理等文件材料； 制定的各种规章制度。 6.3 短期保管 在较短时间内对工作有查考利用价值的档案，定为短期保存。具体包括以下范围: 普发性贯彻执行的文件、通知、调查报告，有参考价值的文件材料； 一般的调查报告、一般的工作通知，有参考价值的文件材料； 工作总结、计划、统计报表。 七、查阅和借阅 7.1 查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。 7.2 查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。 7.3 原则上内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点: （一）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找； （二）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅