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公司声像档案管理制度 声像档案是应用录音、录像、照相等手段对重要事件进行真实记录的历史材料，它具有客观性、形象性和科学技术性的特点，能生动形象地再现有关方面的工作及成果，客观真实地反映和记录行政管理工作的真实面貌。它和文字、图纸档案一样，具有现实的查证作用，对研究历史具有参考使用价值。而制定一部完善的声像档案管理制度，是保障声像档案管理工作规范、高效的前提。 第一章 总 则 第一条 为加强公司声像和科技档案的管理，特制定本制度。 第二条 声像档案是本公司全部档案的重要内容，必须由档案室集中统一管理。 第三条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践过程中直接形成的，对国家、社会和公司具有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由电脑等、U盘等存储设备存储的影音资料、录音带、录像带、摄像带、影片、照片及其文字说明两部分组成。 第二章 声像档案资料的收集 第四条 收集范围： （一）反映本公司主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资料; （二）本公司有关人员组织或参加的会议、会见以及外事活动的声像资料; （三）各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大声像资料; （四）其他单位形式的与本公司有关的重要声像资料; （五）其他具有保存价值的声像资料。 第五条 收集时间： （一）声像档案资料应在形成后一个月内，随档案室其他载体形态的档案同时归档，如有特殊情况可以延长归档时间; （二）档案室应随时收集具有保存价值的声像资料。 第六条 收集要求： （一）电脑外置存储设备（如U盘）、录音带、录像带、摄像带、影片、照片和文字说明要收集齐全，按时归档，并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销; （二）声像档案的内容要真实，底片、原件与摄影、复制品要相符; （三）声像档案接收原版原件，特殊情况下也可以接收复制件。 第七条 本公司各部门或个人凡按本制度第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案室归档，经档案室认可后，财务部门应予报销费用。 第八条 档案室有责任随时征集重要声像资料。 第三章 声像档案的整理 第九条 声像档案的整理由摄录人员负责，由档案部门人员协助。 第十条 声像档案的分类、编号： （一）U盘、照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在卷宗内编流水号，其格式为卷宗号加流水号; （二）录音带、录像带、摄像带按年代、问题分类，按内容编号，同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号; （三）编注与其他载体档案有联系的用参照号。 第十一条 文字说明的编写： （一）文字说明的基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等; （二）照片按自然张编写文字说明，U盘、录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明，一组声像资料联系密切的应加文字说明; （三）文字简洁，语言通顺，时间用阿拉伯数字表示; （四）准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。 第十二条 编制格式： （一）照片采用横写格式，其格式为照片或底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者; （二）U盘、录音带、录像带、摄像带的编制格式为在盒套上标注页码，然后按要求逐项填写。 第十三条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定其保管期限。 第十四条 案卷要求： （一）将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放; （二）底片以自然张为单元填写卷内目录; （三）卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。 第四章 声像档案的保管 第十五条 声像档案入库前要进行检查，对于已被污损的，要进行必要的技术处理。 第十六条 底片、胶片温度应保持在13~15℃之间，相对湿度应保持在35%～45%之间。 照片库温度应保持在14~24℃之间，相对湿度应保持在7.5%~67.5%之间;录音、录像带库温度应保持在18~24℃之间，相对湿度应保持在40%～60%之间。 第十七条 底片册、录音带、录像带、摄像带应竖立放置，磁带库必须避开300e以上的磁场，盒与盒和之间的距离大于3mm，保存磁带最好不用铁皮柜。U盘等电脑外置存储设备要置于通风干燥处。 第十八条 对于库存的照片档案，要半年检查一次。 第十九条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改。销毁声像档案必须经过鉴定，经过归档单位同意，报主管领导审批登记。 第五章 声像档案的开发利用 第二十条 建立声像档案借阅、利用制度，根据其机密程度确定利用范围、严格审批程序。 第二十一条 声像档案的原版一般不得借出档案室外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。 第二十二条 在不影响保密的前提下，各单位可以利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综