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企业信息管理实务;第四单元：信息的管理 标准与大纲： 计划课时：11 工作回应周期、汇报及跟踪进展的重要性； 办公室处理信息的种类； 利用手工方式和电子系统进行信息存储的方法； 对信息进行索引、归类、存储和检索； 信息保密与安全的重要性； 信息的传播方法和途径。 2023-06-12;2023-06-12;仔细学习本章后，你应该能够： 说明在商业机构中程序和标准的必要性； 给出如何报告和跟踪工作进展的细节； 说明在办公室中处理的信息类型； 解释如何使用标准的商业文件呈现信息； 解释对信息的存储和有效检索的需要； 说明用于信息的存储和检索的方法、系统和程序；;详述如何跟踪文档/文件； 确定适合的索引和分类信息的方法； 指出归类文档/文件的各种方法的细节； 解释对特定商业信息的保密和安全的需要和如何保护这些信息； 说明信息如何在组织机构中传播及其途径； 概述信息和文档需要保留一段时间的原因。;主要内容： 一、企业办公室中信息处理的程序和类型：（教材4.1，4.2） 二、信息的存储、检索、分类的系统和方法：（教材4.3--4.5） 三、信息的保密、安全及保存期（教材4.6、4.8） 四、企业内信息传播途径（教材4.7）;信息的管理;信息处理;书面信息主要类型;?一、 企业办公室中信息处理的程序和类型（教材4.1，4.2） 1、 商务信息的回应周期： 2、跟踪工作进展的方法： 观察个人公文架上等待处理的工作数量； 询问工作人员的工作进展情况； 让工作人员填写质量控制表； 了解各部分的工作进展情况是否符合工作期限要求。;3、商务信息的类型： 供应商信息。 客户的信息。 本单位的有关信息。 具体业务信息。 4、商务信息的有效呈现形式： 订货单、发货票、发票 假条、申请表、报销条;一、企业办公室中信息处理的程序和类型：（教材4.1，4.2） 1、商务信息的回应周期 企业信息回应周期是指企业为了提高工作效率、树立企业良好形象，在一般情况下正常处理某一个问题以及给客户或查询者“回应”答复所需要的时间。;; Webster 女士打的 ，要改变与Jones夫人两周前安排的约会。 Planwell的设计师打的 ，有关正在修建的我们的新办公室需要紧急的决定。 Sarangapani先生询问，关于我们广告征召助理会计师职位的细节。 Sizer小姐打 抱怨说，她两周前发出的意见信没有收到回答。 Schmidt夫人 询问关于我们一种产品的信息——她的公司正在考虑大量定购。;;2、跟踪工作进展的方法 一般情况下，跟踪工作进展常用的有以下几种方法： （1）观察法：观察个人公文架上等待处理的工作数量； （2）询问法：询问工作人员的工作进展情况； （3）填表法：让工作人员填写质量控制表，根据质量控制表了解工作人员的工作情况 （4）分步检查法：如果任务被分成了几个部分进行，应了解各部分的工作进展情况是否符合工作期限要求。;3、常见书面商务信息的类型 通常情况下企业办公室工作处理的信息主要包括以下几个方面的类型： （1）供应商信息。企业作为客户，会需要与有关商家联系，以便得到某种服务或供应。因此，办公室应该收集一些与企业业务相关的或日常需要的服务商或供应商的信息，以便需要时可以及时方便地联系，获取所需要的商品或服务。; （2）客户的信息。企业作为商品或服 务的供应商时，企业办公室应该掌握客 户的有关基本信息，如客户名称、联系 方式、需要商品或服务的类型及要求等，以便可以加强与客户联系，为客户提供 周到满意的服务或商品供应。; （3）本单位的有关信息。作为企业的信息处理中心，通常情况下办公室会接待 客户的有关查询，这就要求企业办公室 人员应熟悉和了解本单位的基本情况及 业务情况，如组织结构图、业务职责分 工等，以便及时答复和处理客户的查询。; （4）具体业务信息。当企业为客户提供某种商品或服务时，为了确保能使客户得到周到满意的服务，企业办公室应该掌握与客户有关的具体业务情况，如客户需求、订单内容、商品或服务的供应情况及客户的反馈等，以便根据情况，有针对性地提供服务或及时处理有关问题。;4、商务信息的有效呈现形式 （1）在商务运营活动中，商务信息应用标准的商务文件呈现出来，例如货物的交付活动，应用一系列标准规范的商务文件呈现出来。 首先，订货单位要填写订货单，同时将一份订货单发送给供应商。; 其次，供应商要有发货单，发货单一般列出订购的货物，并标明哪些无现货以及何时有货。另外，订货方重要的是要对照供应商发出的发票检查发货单，以保证付款额不超出收到的货物的价格。; 再次，收货单和发货单都要转交财务部门，由财务部门将收货单、发货单与发 票进行对照检查。最后，财务部门在付 款之前，要检查核对供应商的报价单、 原始订货单的复印件、收货单、发货单，还