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事业单位人事档案管理存在的 问题及对策建议思考 人事档案记录了个人信息，是单位选人用人的主要依据，也是人力资源管理的重要内容。近年来，随着市场经济体制的发展和完善，传统的人事档案管理理念、制度和模式暴露出弊端，必须进行创新和改革。对事业单位而言，人事档案资料具有参考、凭证、依据的作用，在转正定级、申报职称、办理社会保险等工作中均要使用档案。新形势下，通过信息资源整合与开发利用，提供优质的档案信息服务，成为人事档案管理的发展方向。以下结合工作实践，探讨人事档案管理的创新与服务模式的改革事宜。 一、人事档案管理工作创新改革的必要性 （一）适应事业单位体制改革需要。随着时代的发展，事业单位体制也在深化改革，改革的前提是了解单位发展历史，通过查看工作报告和档案信息，为改革工作提供决策支持。这其中，人事档案扮演了重要的角色。然而，传统的人事档案管理模式不再适用，甚至会为改革工作带来阻碍。创新管理工作，就是结合实际工作需求和特点，采用新理念、新技术、新方法，提高档案管理效率，从而加快事业单位的改革进度。 （二）满足档案信息化发展的趋势。信息技术的发展和普及，已经走进人们的日常生活中。在档案管理领域，传统的纸质档案逐渐被电子档案取代，不仅方便档案资料的查询和使用，而且能延长保存时间。基于此，创新人事档案管理工作，满足档案信息化发展的趋势，要求单位充分利用计算机、互联网、大数据等技术，为人事档案的保存、检索、使用提供服务，充分发挥电子档案的优势。 （三）促进人才在单位岗位间流动。事业单位进行人事档案管理，对于领导干部、专业人才的选拔和任用具有重要作用。对管理服务模式进行创新，一方面能对人员的经验、能力、特长进行分析，明确岗位职责，激发人员潜能，达到人尽其用的效果。另一方面，从人事档案的收集、整理等细节入手，助力单位更好地开展人才服务工作，促进人才在单位岗位间流动。 （四）提高人事档案的利用价值。新公共服务理论从市场和经济学的角度出发，对行政理念和价值进行重新塑造，建成一套新的理论体系。该理论强调：事业单位应为公共利益服务，服务是工作核心。相对应的，人事档案管理工作，也应该突出服务这个核心。创新人事档案的管理和服务模式，首先要对档案资料进行深度整合开发，提高人事档案的利用价值，更好地服务于单位人事工作，发挥出事业单位的职能作用。 二、事业单位人事档案管理现存的问题 （一）管理理念滞后。档案管理工作的开展，对管理者和事业单位均产生了正面影响，认识到档案的重要价值。但是，相比于其他业务工作，档案管理的投入仍然不足，尤其管理理念滞后。具体表现：1.管理者对于人事档案的管理，停留在档案接收、保存层面，并没有进行开发利用；2.业务工作和档案管理完全分离，未将档案管理纳入年度规划，只是被动性地提供档案信息查询服务；3.档案信息收集不全面，影响后续开发管理工作，并对绩效考核、档案资源整合等带来困扰。 （二）管理不够规范。人事档案管理工作不够规范，其原因主要有两个：1.管理机制落后。单位内的档案管理制度不完善，难以落实日常管理规定，例如一些单位的奖惩制度缺失，管理者工作创新缺乏动力，习惯沿用传统的管理制度，出现管理不规范、不科学的现象。2.管理方法落后。人事档案涉及的内容较多，其中包括人员个人信息，具有较强的隐私性。对人事档案资料进行管理时，应该划分涉密等级、设置访问权限。因单位的技术手段应用不足，配套管理制度缺失，影响实际工作效率，造成管理不够规范的问题。 （三）信息化程度低。相比于纸质档案，电子档案具有许多优点，事业单位为了满足改革需求，加快了信息化建设速度。但是，信息化程度低的问题尚未完全解决：1.部分单位依然采取人工管理模式，档案数据不全，不仅更新较慢，而且查询时困难大。2.单位引进了信息技术设备，但在实际应用环节缺少人才支持，数据采集、整理、存储、维护等环节存在问题，没有发挥出信息技术的优势。3.系统安全风险大，缺少必要的防御手段，因内部控制、安全防护不到位，存在档案信息泄露、黑客攻击、病毒入侵等风险。 （四）服务功能欠缺。事业单位的职能转变，并非一朝一夕就能完成的，从管理者变成服务者，不仅需要外在形象的转变，更需要主观意识上的转变。目前的主动服务制度欠缺，现有服务流程和档案利用需求不相符，提供的档案服务质量差、体验差，服务模式的改革阻力大。例如：单位领导的思想守旧，没有认识到人事档案的服务功能，相关的宣传工作不到位，管理者的管理活动受到影响。 （五）专业人才不足。1.事业单位从事档案管理的专业人才数量少，不少基层岗位由实习生或兼职人员担任，因缺少必要的知识和技术，档案管理质量不高。2.人事档案的内容本身比较复杂，人员频繁流动造成传递、审核不规范等现象，进一步增加了管理工作量，这也是影响管理质量的一个原因。3.缺少专业档案管理人员，不利于新技术、新