建设项目电子档案管理的重要性及对策建议思考.docxVIP

建设项目电子档案管理的重要性 及对策建议思考 一、建设项目电子档案管理的必要性 （一）电子档案管理是贯彻落实新档案法的要求。2020年6月20日，新《档案法》增加了“档案信息化建设”章节，规定了“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用”，为档案电子档案管理提供了法律支撑。新《档案法》同时规定，企业事业单位应当“积极推荐电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等互相衔接”。 （二）电子档案管理是“十四五”全国档案事业发展规划的重点工作内容。2021年06月，中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，将“加强电子文件归档和电子档案移交接收”“加速数字档案馆（室）建设”列为“十四五”期间重点任务，提出应“强化各领域电子文件归档工作，着力推进在业务流程中嵌入电子文件归档要求，在业务系统中同步规划、同步实施电子文件归档功能，推动电子文件以电子形式单套制归档。” 近年来，国家档案局开展了会计、医疗等各类电子文件“单套制”归档试点工作。2018年建设项目电子文件单套制归档试点工作，开展了第一批；2022年，国家档案局开展了第三批建设项目电子文件与电子档案管理试点工作。因此，电子档案管理是大势所趋。 （三）建设项目电子档案管理的制度依据。近年来，电子政务、会计、医疗等各项电子文件制度不断出台与实施，部分机关单位电子文件已实现了单套制归档，建设项目电子档案管理各项制度也不断完善。 2016年，《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）发布，删除“逻辑归档”“物理归档”两个概念，取消了“双套制”归档要求。从全程管理和前端控制原则出发，规定了电子文件形成或办理部门、档案部门、保密部门、信息化部门等与电子文件形成、归档及管理和维护相关的各个部门的职责。 2016年11月4日，国家档案局、国家发改委印发的《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》（档发〔2016〕11号）第五条规定，政府投资主管部门、行业主管部门应当将电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和竣工验收要求，将电子档案管理工作纳入档案专项验收内容。 2017年，住房和城乡建设部修订发布《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2017）明确了工程建设过程中各专业管理部门电子文件形成和归档要求，以及向城市建设档案馆归档电子文件的要求。 2018年4月8日，《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）修订发布，新增了项目电子文件归档、项目电子档案管理、项目档案数字化3个章节，规定了项目管理系统、项目电子档案管理系统的要求。 （四）电子档案是项目建设和利用需求。项目建设过程中需要办理各项审批及验收手续。项目立项、初步设计等公文已通过办公自动化系统实现了电子档案管理。地方报建方面，地方政府大力推广电子政务，本单位所在地项目施工许可、消防、人防等报建、验收手续均要通过线上平台办理，审批文件也以电子文件的形式产生。各地城市建设档案馆也先后提出，电子文件归档要求建设单位在办理建设项目档案专项验收时，通过系统在线归档电子文件。 项目档案工作是为了记录建设项目过程，更好地为项目的建设、运行和管理需要服务，电子档案在利用方面具有明显优势。例如，本单位因发展需要建设了科研生产新区，目前四地同时办公。档案部门对基建项目竣工图等重要文件集中进行了数字化。搬迁新址后，由于科研生产布置调整，扩大生产能力等需要原有建筑进行改造时，通过系统远程借阅电子文件，需要利用纸质文件时直接申请人所在地输出。电子档案极大地提高了工作效率，也保护了档案原件，能更好地满足项目建设过程中和建成后项目的维修、改造等查考利用需要。 二、项目电子档案管理现状及需求分析 建设项目一般包括立项、可研等各类请示及批复文件、招投标文件、施工过程文件及竣工图、监理文件、结算审计文件等。 （一）建设单位内部业务系统产生的电子文件。各单位信息化水平、信息系统建设情况不同，产生的电子文件也不同。例如，本单位设立了专门信息化部门，建设有档案管理系统和各业务系统。科研、产品档案已通过业务系统实现了电子文件在线审签归档，实行“单套制”管理。固定资产投资建设项目方面，通过办公自动化系统、全面预算管理系统、招标管理系统等业务系统实现了全过程审批流程电子化，各类电子文件在业务系统形成和流转。项目立项、可研、初步设计等文书类电子文件在办公自动化系统产生和流转。项目立项策划、采购审批、合同审批等过程形成的电子文件在全面预算系统产生和流转。项目招标、询价、谈判等采购过程中形成的各类电子文件在招标管理系统产生和流转。 以上各业务系统产生的电子文件，目前主要以电子文件的形式存在于业务系统。由于业务系统与现有的档案管理系统之间无数据接口，电子文件归档时需要启动归档流程，先从业务系统下载、再