会中组织与服务—会议现场服务与管理（会议策划组织课件）.pptx

会中组织与服务 目 录Contents会议接待任务1任务2会议现场服务与管理任务3会议参观与联谊服务 Part 01项目描述会议组织与服务是秘书会务工作的中坚环节，直接决定了会议的成功与否，加之会议举行期间的工作头绪繁杂、内容甚多，会中组织与服务就显得尤为重要。做好会中组织与服务，关键是做好会议接待、会议现场管理与服务、会议文件管理、会议后勤服务、会议参观与联谊服务以及会议的突发事件处理工作。 Part 02 学习目标任务二 会议现场服务与管理了解会议现场服务的内容1掌握会议现场服务与管理的程序与注意事项2 Part 03案例导入 H公司即将在香格里拉大酒店召开XX行业年度报告会，会议前期的工作已经安排好，来自世界各地的嘉宾和与会人员也陆续抵达，老板交代你一定要做好会议现场服务与管理工作……思考会议现场有哪些工作需要会务人员去做？如何安排开幕式程序和会议发言？ Part 04项目驱动 会议签到是为了及时、准确地统计到会人数，便于安排会议工作。有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的会务工作。一、组织会议签到（一）会议现场签到 Part 04项目驱动主要有：电脑签到：常见于大型会议01簿式签到：适合小型会议02证卡签到：适合小型会议03会务工作人员代为签到：适合小型会议和一些常规性会议04座次表签到：参会人员在签到时就知道了自己座位的排数和号码，能起到引导的效果05会议签到的方式1一、组织会议签到（一）会议现场签到 Part 04项目驱动认真准备有序组织及时统计汇报耐心服务签到应注意的事项2一、组织会议签到（一）会议现场签到 Part 04项目驱动01会务秘书应熟悉会议旅游的安排，从而更好地解决临时出现的问题。熟记参加旅游或活动的参会人员所住酒店的名称和房号，以便出现特殊情况时联系他们。0203提供出团时的集合信息和会议旅游时所用的标志，如徽章、旅游帽和托运行李的行李标签等。一、组织会议签到（二）旅游和票证服务 Part 04项目驱动 会议文件的发放是会议的一项最基本的工作，许多大型会议要发送的文件特别多，包括论文集、日程、参会须知、礼品和资料包等。会议文件的发放主要有三种形式：13会前发放会中发放凭票自由领取23二、发放会议文件 Part 04项目驱动0102会务工作人员负责将参会者引导到相应的座位，这样既方便参会人员，又维持了会场秩序。采用印刷座次表的引导方式，即在会场上设立指示标记、在签到证或出席证上注明座次号码等方式，能让参会人员顺利找到自己的座次，同时也可以减轻会务工作人员的负担。三、引导参会人员入座 ① 以致辞为主 可以安排在会议正式开始前一天的晚上，也可以安排在会议正式开始的第一天上午。② 以文艺晚会为主Part 04项目驱动四、安排开幕式（一）开幕式的形式（二）开幕式的时间 Part 04项目驱动地点的选择取决于参加开幕式的人数四、安排开幕式（三）开幕式的地点（四）开幕式的程序 Part 05技能训练 A市XX协会将于2016年5月16日在某酒店的多媒体厅举办成立大会，会期一天，届时将有市民政局、市文联的领导出席并讲话，该协会会长将汇报协会申报过程并宣布大会成立。来自全国各地的十几名专家学者将参加成立大会并由代表发言，该协会的本市会员以及室内外百余名该专业的爱好者也将参加会议。另外，还有市晚报、市电视台的记者将到会采访。会前有一些协会及其主要会员的介绍资料、论文、大会具体议程安排表及餐券等需要分发。案例 Part 05技能训练训练3-4人为一小组，4个小组为一大组，每大组为该协会的成立大会拟定签到表、成立仪式程序表，并布置签到台。以小组为单位模拟会务工作人员组织签到及分发资料与餐券。一个小组模拟会务工作人员时，其余三个小组扮演参会人员，然后轮换。 Part 06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价备注好较好一般好较好一般好较好一般了解会议现场服务的内容熟悉会议现场服务与管理的程序与注意事项