内部控制手册-14.3 设备采购.docxVIP

1 14.3 设备采购管理 1.1 概述 规定了 XX 股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指 XX 股份有限公司投资（参 股或控股）或托管或由上海 XX 有限公司托管的公司）有关设备采购的管理要求，旨在规范设备 采购管理，提高设备采购质量，降低设备采购成本，促进企业持续发展。 1.2 适用范围 适用于 XX 股份有限公司集团总部及其下属公司。 1.3 相关制度 采购控制程序 采购作业指导书 固定资产管理制度。 1.4 职责分工 设备使用部门；提交设备采购申请等。 采购部： 进行市场调查，编制设备采购计划，筛选合格供应商， 编制采购合同等。 物流部： 收货、验货、入库等。 财务部： 支付货款、入账等。 2 1.5 流程图 14.3 设备采购管理 使用部门 采购部 授权审批人员 财务部 物流部 R3R23未通过开始 R3 R23 未通过 开始 提出设备采购申 请 审批 审批 采购资料归档 结束 结束 通过 通过 R4进行市场调查 R4 R1/R6/R9 R1/R6/ R9 度编制设备采购 计划 R2采购人员进行设 备采购 R2 R8确定合格供应商 R8 询价比价 进行商务谈判 敲定供应商 R10-12拟定初始合同 R10-12 签订正式合同 未通 未通 过 R16收到采购设备 R16 审批 审批 R7 R7 通过 通过 否 否 R14-15/R22R13按照合同支付货 款 R14- 15/R22 R13 按照合同支付货 款 入账 R17-18 R17-18 检验接收 审批 审批 R24 是 R19-21 R19-21 入库 正式合同送一份 正式合同送一份 财务 3 1.6 控制目标 序号 内控手册唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别 1 14.3-CT1 确保划定明确合理的采购岗位职责 经营效率目标 2 14.3-CT2 确保采购成本效率最优化 经营效率目标 3 14.3-CT3 确保采购价格合理 经营效率目标 4 14.3-CT4 确保采购得到适当审批 经营效率目标 5 14.3-CT5 确保设备采购货款支付安全可控 资产保全目标 6 14.3-CT6 确保及时取得发票 经营效率目标 7 14.3-CT7 确保采购合同严格履行 合法合规目标 8 14.3-CT8 确保及时收到采购设备 经营效率目标 9 14.3-CT9 确保采购设备满足公司实际要求 经营效率目标 10 14.3-CT10 确保采购过程进行正确的账务处理 财务信息真实性目标 11 14.3-CT11 确保设备资料及时归档 经营效率目标 4 1.7 控制矩阵 风险 编号 风险描述 风险描述 对应控 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不相 容职 务 控制活 动类型 对应制度 控制痕 迹 会计报表认定 会计报表 项目 1 存在和发生/真实 性；2 完整性；3 权利 与义务；4 估价或分 摊； 5 表达和披露 1 2 2 3 3 4 5 14.3- R1 采购流程职责划分 不明确，导致舞弊 风险，采购人员收 受回扣，造成设备 质次价高 14.3-C T1 14.3-C A1 设备管理制度中明确设备采购计划的 制定、审批、执行及验收等重要环节人 员职责分工、岗位责任人 预防型 采购作业 指导书 设备管 理制度 14.3- R2 采购人员 长 期 固 定，导致采购人员 与供应商暗中操纵 14.3-C T1 14.3-C A2 明确设备采购人员岗位职责，将设备采 购岗位列为高风险岗位、纳入高风险岗 位管理 预防型 采购作业 指导书 采购岗 位职责 14.3-C T1 14.3-C A3 设备采购人员参照高风险岗位管理制 度，实行定期轮岗管理 预防型 采购作业 指导书 采购岗 位职责 √ √ √ 固定资产 5 风险 编号 风险描述 风险描述 对应控 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不相 容职 务 控制活 动类型 对应制度 控制痕 迹 会计报表认定 会计报表 项目 1 存在和发生/真实 性；2 完整性；3 权利 与义务；4 估价或分 摊； 5 表达和披露 1 2 2 3 3 4 5 采购成本，形成舞 弊风险，给公司造 成经济损失 14.3-C T1 14.3-C A4 采购相关人员实行定期轮岗，并签订诚 信承诺书（或类似的行为保证书），承 诺在采购过程中不接受供应商回扣或 好处， 避免发生与企业利益相冲突的行 为，并在存在利益冲突时向公司及时报 告 预防型 采购作业 指导书 诚信承 诺书 √ √ √ 固定资产 14.3-C T1 14.3-C A5 要求金额超过 10 万或主要供应商签订 廉政协议（或类似的承诺文件），在协 议里明确禁止供应商给予公司所有相 关人员现金或实物回扣、变相好处等 预防型 序采购作