酒店会议接待方案.docVIP

酒店会议招待方案 (一)会前工作： 1、与会议主办方洽商。 2、向会议主办方供给会议招待策划方案和报价。 3、邀请会议主办方实地观察会议举办场所。 4、与会议主办方确认会议招待方案。 5、与会议主办方签署会议招待合同，趁便要定金。 6、准备会议资料。（含代邀请有关领导、新闻媒体、新闻通稿、招待 资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通信及文秘服务）。 (二)、跟进工作： 1、机场、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。 2、会议酒店现场：会议秘书散发会议资料，来客招待。 3、会议秘书辅助会场部署及会场的会务服务。 4、会议秘书在会议招待（报到）处辅助会务组确认和散发房间，确认 VIP用房及整理记录有关信息。辅助散发会议礼物及房间派送水果等会务工 作。 5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其余有关安排 等工作。 6、提早确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及花费和付费的 方式。 7、确认旅行公司为该会议供给的旅行观察的吃、住、行、游、购、娱 安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。 8、确认并保障会议时期会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、 财、物等安全工作。 9、确认特别客人（如伟大的领导少量民族代表、VIP、残障代表及家 属等）的安排及招待工作。 10、协调会议时期的交通工具的安排。 11、代劳会议代表返程及他程的交通票务及其余拜托代劳服务。 (三)、会后工作： 1、会务服务的总结、评估、会议代表的建议反应及办理工作。 2、会议资料、领导发言稿、新闻报导资料的汇总结书工作及印刷代表 通信录。 3、与会议主办者的花费结算工作。 4、欢送代表工作。 (四)、会议的筹办工作: 1、依据会议规模，确立招待规格。设定待规格。 2、发放会议通知和会议日程。会议通知一定写明招集人的姓名或组织、 单位名称，会议的时间、地址、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的 资料、联系方式等内容。通知后边要注意附回执，这样能够确立受邀请的人 能否参加会议，准备参加会议的能否有其余要求等。关于外处的会议参加者 还要附上抵达会议地址和住宿旅馆的路线图。这个路线图防止了与会者问路 的很多麻烦。 会议日程是会议活动在会期之内每天的详细安排，它是人们认识会议 状况的重要依照。它的形式既能够是文字的也能够是表格的。它能够随会议 通知一同发放。 3、会场的部署。 会场的部署包含会场周围的装修和坐席的配置。一般大型会议，依据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆贺口号。可在会场内摆放适合的轻松盆景、盆花；为使会场更为威严，会议桌上可悬挂或摆放国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗洁净，摆放雅观、一致。坐席的配置要和会议的风格随和氛一致，讲究礼宾序次，主要有以下几种配置方法：圆桌型，假如是使用圆桌或椭圆形桌子。这类部署使与会者同领导一同围桌而坐，进而除去不同等的感觉。此外，与会者能清楚地看到其余人的面貌，因此有益于相互互换建议。座次安排应注意贵宾或上司领导与公司领导及陪伴当面做，贵宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中地点，公司最高领导与上司领导相对而坐。同级其余对角线相对而坐。由于为尊者享有优先知情权。教室型，这是采纳得最多的一种形式，它合用于以传达状况、指示为目的的会议，这时与会者人数比许多、并且与会者之间不需要议论、沟通建议。这类形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位摆列。主席的座位以第一排正中间的席位为尊位。 (五)、会议的招待礼仪: 一是会前检查。这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补 救。比方检查音像、文件、锦旗等能否准备齐备。 二是提早进入招待岗位。招待人员应当在与会者到来以前提早进入各自的 岗位、并进入工作状态。一般的招待工作分以下几个岗位。 1、签到。设一张署名台，配上1-2名工作人员，假如是要求招待品位 比较高，能够派礼仪小姐担当。署名台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递 钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。假如是毛笔，则应蘸好 墨汁后再递上。签到本应雅致些，以便保留。如需要发放资料，应礼貌地双 手递上。招待人员应常常向会议组织者报告到会人数。 2、引座。签到后。会议招待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。 对重要领导应先引入歇息室，由公司领导亲身作陪，会议开始前几分钟再到 主席台就座。 3、招待。与会者坐下后，招待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热忱 向与会者解答各样问题，知足各样要求，供给尽可能周祥的服务。 (六)、会议的服务礼仪: 所有职工一致外着公司西服套装工作服，男士内穿蓝色衬衣工作服，女士内 穿白色衬衣工作服，服饰应完满、无污渍，扣子齐备，不漏扣、错扣。打好 领带，配穿皮鞋，上衣袋不装东西，裤袋少装东西，并做到不挽袖口和裤脚。 佩带工号牌。2、招待