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文书档案与人事档案的比较研究 一、 从历史记载来理解人事档案的材料范围 该文件是记录人类社会实践中各种信息的载体，也是人类参与各种社会实践的因素。这些社会实践活动涵盖了物质生产活动、科学研究活动、社会管理活动等社会一切领域。档案是一种普遍的社会现象, 是历史的原始记录。根据1987年颁布、1996年修正的《中华人民共和国档案法》规定:档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。一般企事业单位的档案又分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、特殊载体档案和业务档案等诸多方面。 虽然人事档案与文书档案的归档材料范围皆分十大类, 此十类非彼十类。作为文书档案其外延的包容性无论从哪个角度看它都是还原历史的一种特殊使命, 也是研究一个国家或企业事业单位历史的必要条件。查阅人事档案, 我们更像是一个旁观者在见证一个人的人生历程。薄薄的一卷人事档案, 无论你走到哪里它都会如影相随, 不论你是否在意, 人事档案一直都在默默地陪伴, 好像与个人是两条的平行生命线。 文书档案是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的, 由通用文书转化而来的, 反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动, 如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的具有保存价值的文书转化而成, 文书档案是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中, 为互相联系和处理事务等实际需要, 用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。实际上, 文书档案是指行政管理档案, 即在社会行政管理活动中由行政或曰政治性公文转化而成的档案。人事档案是一个人在不同阶段成长过程中个人经历的真实记载, 记述了个人经历、思想品德、业务能力、工作状况以及所受奖罚等各方面信息的原始记录。由此可见, 文书档案与人事档案同源同宗, 在形成的过程中本身就存在着许多相同之处, 也存在着较大的差异, 本文将主要从其内涵和外延两个方面来加以比较。 二、 文书档案的材料内容和管理方式具有丰富性和多样性 文书档案与人事档案管理在内涵上存在着较大区别, 它们内容的历史纵深性与横向性都有着量与质的区别, 其信息涵盖面也完全不同。 首先, 文书档案管理内容的纵深性更为久远。我国文书档案的历史可追溯到秦朝, 秦始皇在统一六国后, 建立了我国历史上第一个统一的中央集权制的封建国家, 为适应统治的需要, 秦王朝统治者建立了比较严格的文书档案管理制度和尊君抑臣的文书档案制度, 还设有管理文书档案的官员, 在地方也设置了官吏, 掌管文书档案。文书档案的历史在经过秦汉、三国两晋南北朝、唐宋元明清后, 发展日臻完善与成熟。管理内容、范围也日渐宽泛, 尤其是清代的文书档案管理工作非常繁杂。辛亥革命后, 孙中山领导的南京临时政府革除了封建文书档案工作的旧习, 以及官府文书中具有封建等级色彩的称谓, 鲜明地体现了资产阶级民主共和的精神, 使文书档案工作面貌为之一新。文书档案的管理内容也随着社会的进步在不断地发展变化。 文书档案材料的内涵也具有丰富性和多样性。内容可从三条主线来概括。一是以文字为主体, 配合数字、图表等, 用来记录和表达有关信息的文件材料。二是包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等方面内容。三是特殊材料的载体。随着科技的发展, 以声像、图片、碟片等特殊载体的档案材料逐渐增多。文书档案的文字性材料内容面广量多, 如各种决定、意见、制度和办法;发展规划、工作计划、方案、工作总结和大事记;工作报告、请示、批复和通知;会议报告、决议、纪要、记录和经验交流材料;调研报告、调查报告和可行性研究报告;章程、合同和协议;人民来信及查处材料、案件审理材料等。 人事档案管理的内容相对要单一、简洁得多。它是指国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的, 记述和反映个人经历, 德才能绩、工作表现的, 以个人为单位集中保存起来以备查考的文字, 表格及其他形式的历史记录。它的内容来源于一定单位的人事管理活动, 国家在用人治事, 以及处理与人有关的事情时所形成的文字材料。是反映一个人经历、思想品德、业务实绩、专长爱好等情况的原始记录, 是个人情况的如实记载。 其次, 文书档案与人事档案材料形成的主体有很大差异。文书档案是机关、团体、企事业单位等社会行政管理活动中产生的信息载体, 材料形成的主体是法定机关、团体、企事业单位、经营管理部门、生产部门和个人。文书档案材料在形成的过程中大部分以统治者或行政机关管理部门为主, 其材料产生的主体以单位居多。主体对象主要是单位或组织, 由个人所产生的信息资料仅仅占有极少的部分。人事档案材料所汇聚的信息基本