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费用报销作业指引

适用范围

适用于总部全体员工的费用报销管理。

控制目标

规范员工费用报销，使员工报销有据可依，提高工作效率。

职责

各财务管控部门

制定、修订本管理作业指引，监督公司各部门和员工严格执行。

对票据的合规性、合法性、真实性进行审核，并按本指引和授权执行费用报销。

各部门经理

为员工报销的管理责任人，对业务的真实性、合理性负责。

审核权限内各项支出。

关键活动描述

费用报销一般规定

费用报销范围：物料消耗、汽车费用、劳保费、水电费、维修费、通讯费、差旅费、业务招待费、会议培训费、租赁费、保险费、广告宣传费、销售工具制作费等。

所有业务要据实报销，严禁虚报、瞒报、多报。

报销人报销时必须提供真实、合法的原始单据；不合法的票据不予报销，由此造成的损失由相关责任人承担。

财务人员对不合法的原始凭证有权不予受理，对记载不真实、不完整、不准确、不规范的原始凭证应予以退回，下列票据财务部门不予报销：

虚假发票、单据；

经涂改或有伪造迹象的票据；

内容填写不完整、字迹无法辨认的票据；

未加盖对方有效印章的票据；

数量、单价、金额勾稽关系不正确的票据；

抬头填写不正确（不完整或书写错误）的票据；

严重毁损（基本内容部分毁损或无法辨认）的票据；

其他不符合规定的票据。

费用报销单据的填写与粘贴规范

《费用报销单》填写要求：内容完整、用途明确、不可以缺项漏项、严禁涂改。需有关人员签字时，必须本人签字。

票据粘贴要求

2023年1月1日起，总部采用A4纸粘贴单，所附原始单据应根据费用类别进行分类粘贴，同一类别的费用票据应粘贴在一起。原始凭证必须粘贴整齐、美观、牢固。发票按照尺寸大小、金额大小、发票专用章是否相同进行分类，按照“由大到小、由上到下、由左到右，均匀分布”的方法逐张平铺进行粘贴，不可以压字，不可以超过粘贴区域范围。数量较多的出租车票、路桥费票或小额（100元及以下）的定额发票在展现出票据金额的前提下可鱼鳞粘贴。小纸张定额票从左侧粘贴线处开始粘贴；增值税发票与粘贴单左侧对齐粘贴，只粘贴发票联，一个业务有多个增值税专用发票或普通发票，可以在一张粘贴单上叠加粘贴。

粘贴完毕，要在粘贴单上写明单据自然张数、大小写金额、报账事由、报账人、经手人日期。一个业务需要多张粘贴单的情况，领导审批在第一页粘贴单签批。

有报销单的情况下（如差旅费报销单），报销单与粘贴单左侧对齐粘贴，报销单覆盖的粘贴区仍然可以粘贴票据。粘贴单上总金额填写该业务下所有票据金额合计；本页金额填写本页粘贴单所附票据金额合计；没有票据的补助金额在报销单体现，粘贴单上的总金额不计算该部分。

如果粘贴不标准，项目部财务须退回业务部门重新粘贴、填写，符合规定再进行支款。启用网上报账模块的公司，若财务资金中心稽核时，发现上传影像杂乱、模糊或不全面，须驳回业务部门重新粘贴，财务资金中心稽核完成后再进行支款。

所有报销单据使用胶水粘贴，严禁使用订书钉、大头针、曲别针。

现金报销业务要求：报销完毕的原始票据应及时加盖“现金付讫”章，并由报账人签收确认。

费用报销时间

费用须在实际发生后的15个自然日内报销，不可以拖延时限。

原则上不允许跨月报销费用，严禁跨年度报销；逾期未报销给公司造成损失的，由经办人承担相应责任，该部门经理负同等责任。

报销审批程序

经办人填写《费用报销单》按《权责管理手册》提交审批。审批后，财务资金部门按《付款作业指引》付款。

其他相关规定

采购物品报销时，必须提供双方签字确认的销货清单或领用人在报销单据上签字，专业公司采购物品报销按其具体规定执行。

原则上财务资金部收到发票后才能报销付款。特殊情况下支付款项未取得发票的，由经办人负责尽快索取发票，如未及时取得发票给公司造成损失的，由经办人承担相应责任，该部门经理负同等责任。

所有报销必须采用银行转账支付。对公转账业务经办人必须填制《付款申请表》,按《付款作业指引》执行。