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深圳小区新盘入住的协调与管理

入住指物业开发商和物业管理企业为使物业安全交付给业主使用而共同努力所做的系列工作，以及业主收到书面入住通知并办理完相应手续的整个过程。在此期间.物业管理人员主要是为业主办理各项入住手续，以及与开发商共同解决业主所使用物业存在的疑问和问题。

（一）入住前的准备工作

1.入住准备工作内容

入住前的准备工作主要包括确定集中入住时间、确定办理入住手续的内容及流程、联络政府公共事业部门确定协作事宜、发放入住通知、入住仪式准备工作、场地布置等。一般情况下，这些工作主要由开发商完成，物业管理人员只起辅助作用。但有些环节需要物业管理人员与开发商主动并且密切合作才能圆满完成，尤其是有些开发商首次接触此类工作，缺乏经验，就更需要物业管理人员的指导与配合。

物业管理人员在准备工作中，主要的任务是以书面形式详细列出人住时业主所应提供的资料、需缴纳的费用、办理流程等并把此明细提供给开发商，以便开发商在人住通知中告知业主。另外，还要与开应对业主可能提出的疑问进行充分沟通以达成共识。

2.开发商沟通

物业管理人员应根据以往的工作经验主动与开发商沟通，提出建议与意见。各项沟通必须详尽、严谨。如在提供办理入住手续所需资料、费用等内容时，应细致，全面，避免因疏忽漏项而造成不必要的麻烦。在准备人住仪式场地布置方面，则更应细致入微，小到场地指示牌、背景音乐等.都应给开发商提出好的建议与意见，并且尽量采用书面沟通的方式。

3.通知业主

应及时将《入住通知书》、《入住手续书》、《收楼须知》、《缴款通知书》等一力寄发给业主，以方便业主按时顺利地办好入住手续。当然，邮寄这些资料的工作.有时也由开发商负责办理。通知业主的资料要求如表3-1所示。

表3-1通知业主的资料要求

资料内容要求

入住通知书

“通知书”上应注明各幢入住时间，以方便业主按规定时间前来办理。如业主因故不能按时前来办理，应在“通知书”上注明补办事项。

入住手续书注明办理入住手续的流程

收楼须知

办理收楼过程中应注意的事项及应携带的相关证件、合同和费用。

缴费通知书列明办理入住手续时应缴纳的各项费用。

入住阶段是物业管理公司与其服务对象的第一次接触。这一阶段除了大量的接触工作和繁琐的入住手续外，各种管理与被管理的矛盾也会在短时期内集中暴露出来，所以，物业管理人员应充分利用这一机会，既要做好物业管理的宣传、讲解工作，又要切实为业主着想办好实事，以树立起物业管理公司良好的“第一印象”，取得广大业主的信赖。

（二）办理集中入住手续

1.集中入住的一般过程

业主在开发商规定的时间到指定地点办理入住手续，办理完结后就可以正式人住了。其具体过程如图3-1所示。

此环节中较重要的一项就是业主收楼验房如果在验房过程中发现问题，则须由物业管理人员及时与开发商沟通。在最短的时间内予以解决。

到开发商处办理相关手续及缴纳费用

到物业管理公司处领取资料及缴纳费用

到政府各事业部门现场办公处办理电话，煤气、有线电

视等开通手续

由物业瞥理公司工作人员陪同收楼〔验房〕

图3-1集中入住过程图

2.集中入住的工作技巧

（1）疑问答复。业主在办理入住手续的过程中，可能会有很多疑问，如有关房产证事宜、物业管理公司情况、日常费用缴纳等。其中有些问题，若在前期准备工作当中与开发商之间已做了较好的沟通，就可以很快地向业主作出答复。若出现了事先准备工作中并没有涉及到的问题时，接待人员不要急于给出答复以避免产生误导。为了应对此种情况的发生，物业管理公司和开发商一般会委派专人负责联系沟通工作，在遇到涉及对方的问题而无法及时答复时，由双方专门负责人员快速沟通后再答复业主;双方沟通时要注意明确答复内容，以避免产生歧义。

（2）房屋有质量问题的处理。根据《入住手续书》和《收楼须知》，业主在正式接管房屋之前，应由物业管理公司派人带领业主验收其所购物业。要做好这一工作须做到以下几点。

①事前了解。物业管理人员在验收之前应尽量把可能产生的问题了解清楚，并逐项进行鉴定检查，把问题解决在入住之前。

②记录问题并请业主签字。业主收楼验房时，如发现房屋有质量问题，包括外观、水、电等，物业管理人员应当场做好记录并请业主签字确认。然后交由开发商解决处理。

③与发展商联系处理。物业管理人员此时应分辨问题的急缓，如需马上解决则应立即同开发商联系沟通，否则可待入住工作全部完结后集中处理。应注意避免与开发商沟通时的随意性，不要任何一位工作人员都可随时随地向开发商方面反映问题，而是将问题反映给本公司的专门人员.再由他们与开发商进行沟通，这样可使开发商更加明确问题的有效性。并加以重视及快速处理。

（三）零散入住

大部分业主会在集中入住期间办理好各种手续，但也有部分业主因为各种原因无法在规定时间内前来。因此，入住后还会有业主不定期地到物业管理处办理入住手续