系统服务其他应收应付流程.docx

XXXXXX公司

内部控制流程文件

业务流程：

8.其他应收应付流程

编制日期：

流程主要负责人

集团

集团CEO：

日期：

集团COO/公司总裁：

日期：

财务总监:

日期：

目录

TOC\o1-2\h\z\u一、流程信息 3

（一）流程概览 3

（二）相关部门与责任 3

二、流程相关制度 3

三、流程控制程序 4

8.1其他应收款借支管理 4

8.2其他应收款的清收管理 5

8.3其他应收款的坏账处理 6

8.4押金及代扣代缴个人社保、公积金等业务 6

8.5其他应付款的记账管理 6

8.6逾期其他应付账款管理 7

四、支撑文件 8

一、流程信息

（一）流程概览

1、目的

为合理控制借款支出，建立有效的制约机制，促进各部门借款的合理控制及保证在财务报表中反映的完整性与准确性。

2、适用范围

适用于智慧城市系统服务（中国）有限公司各部门。

3、定义：其他应收款指个人借款、集团资金往来、押金、代扣代缴个人社保、公积金等。

（二）相关部门与责任

1、借款申请人

a.按照公司相关制度申请费用；

b.及时、完整填写费用报销；

2、费用审批人

a.部门负责人，及时核查费用发生的真实性、有效性。

b.分管领导,了解并核实费用使用状况，给出合理的书面意见。

c.财务部审核单据的完整性、合理性、合规性，给出书面意见。

d.总裁、集团领导审批，全盘了解业务及其资金动向，全面把控。

二、流程相关制度

1、《费用开支管理制度（暂行）》

三、流程控制程序

8.1其他应收款借支管理

1、填写借款单

借款人填写借款审批单，列明借款的事由、金额等。

2、借款单经过适当审批

部门负责人、分管领导、财务会计、财务经理/财务总监/总裁审核员工的借款审批单，审核借款理由是否真实、合理且借款金额是否恰当，审核无异议后签字确认。超出额度内的借款需要集团CFO加签。

差旅费借支金额需提交已经审批的出差申请表。

备用金的借支按公司制度执行，原则上需定额管理。

坚持“前款未清，后款不借”的原则。

对于借支金额较大，需要提供相关证明，并依据授权权限递交CSST总部领导审核。

3、出纳付款

出纳收到审批事项齐全的借款审批单后进行付款。

如借款人领取的是现金，在借款审批单指定位置签收。出纳在已付的借款审批单注明“现金付讫”。如借款以银行支付，以银行回单作为付款依据，并加盖“银行付讫”。

付款后，出纳登记现金日记账/银行存款日记账后交给财务会计编制记账凭证。

4、编制记账凭证

财务会计接到已付的借款审批单，进入系统编制记账凭证，

借：其他应收款—xxx

贷：现金/银行存款-XX银行

5、审核记账凭证

财务经理依据借款审批单及相关附件审核员工借款记账凭证，检查：

（1）借款审批单的审批手续是否完整；

（2）记账凭证所选科目及部门是否正确；

（3）金额是否与原始单据相符；

（4）现金/银行支付，借款审批单是否已加盖“现金付讫”/“银行付讫”印章

（5）其他辅助信息是否正确等；

8.2其他应收款的清收管理

1、其他应收款余额完整、准确

A、公司内部个人借款，财务部每月发送对账单给借款人，要求其核对无误后签字确认；

B、公司业务往来应收款，财务部每月发送对账单给相应的借款方，要求其核对无误后签字确认（可用邮件代替对账单并要求对方确认回复，每月打印存档），确保债权清晰。

C、公司业务往来应收款，财务部还须季度发函证对账，要求其核对无误后签字确认，确保债权清晰。

2、长期个人借款经评估并及时处理

A、每月末，财务会计汇总分析其他应收款中个人借款的账龄，编制个人借款账龄分析表(Ref-8-1)。

B、每月末，财务经理对个人借款账龄分析表(Ref-8-1)进行审核并对长期未归还的个人借款给予处置意见，然后在个人借款账龄分析表(Ref-8-1)上签字确认。

C、员工个人借款必须及时报销或还款。财务部需对账龄较长的个人借款进行催收。

3、逾期其他应收款经过分析并及时处理

会计每季度编制账龄分析表，对异常部分进行分析，报告至财务经理、财务总监、公司总裁和子集团领导。如有逾期未还款，对逾期的账款名单督促清收，落实每笔逾期账款的责任人和归