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物业服务和后勤运输保障服务接待_会议服务

目录

TOC\h\z\u（一）会议服务方案目标 1

（二）基本原则 1

（三）服务时间 2

（四）会前准备 2

（五）会议服务中 3

（六）会议结束 4

（七）会务人员培训 4

（八）会务服务操作规程 5

（九）会务服务人员仪表、仪态要求： 6

（十）会务服务需求确认： 8

（十一）会场布置相关要求： 13

（十二）设备调试 15

会议服务方案目标

伴随物业管理专业化及物业服务需求多元化的发展趋势，会议服务需求逐渐增多。公司通过发挥自己的专业优势，深入挖掘会务服务需求，规范会务接待行为，统一会务服务标准，提高会务服务水平，为参会者创造良好的会议环境。

基本原则

2.1专业化：会务服务应向规范化、标准化方向发展，以提高会务服务的质量。

2.2人性化：物业服务组织在提供相应的服务时，应以“以人为本”为出发点，为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务。

2.3信息化：物业服务组织应充分利用信息技术，提升会务服务的效率和质量。

服务时间

3.1正常工作日上午8:30至12:00，下午14:00至18:00，若遇晚上或特殊情况下甲方开会，在接到甲方的提前通知后，及时为甲方提供会议所需的服务。

3.2双休日、节假日乙方随甲方作息时间进行工作安排。

会前准备

4.1物业人员会前到会场检查会议室空调、窗帘、灯光等设施状态是否正常；根据甲方要求摆放和校对会议桌椅，会议室卫生进行再整理。

4.2会议服务员于会前30分钟到岗，摆放茶杯等物品。

4.3将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的标准，以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求，会务服务中可能涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面：

①布置导引；

②布置签到；

③布置横幅与大背景；

④检查会议用桌、椅，主席台布置，座位格局和座次安排；

⑤布置台布；

⑥制作并摆放座席牌；

⑦摆放不同类型麦克风；

⑧摆放花卉；

⑨制作与佩戴胸花；

⑩提供纸笔；

?提供毛巾、纸巾；

?调试灯光；

?调试音响；

?调试投影；

?调试空调；

?准备茶具（水）；

?准备果盘；

?检查安全、消防设施及疏散通道；

?了解会议程序及个性化服务需求；

?备用物品：电源转换插座、万能充电器、插电板等。

会议服务中

将会中服务涉及的内容进行细分，并制定相应的标准保证会务服务人员按要求提供服务。会中服务涉及的内容宜包含但不限于以下方面：

5.1会议开始时会务人员站立于会议室门口面带微笑迎候领导以及贵宾;

5.2每间隔15分钟加水一次，直至会议结束;

5.3会场、洗手间、通道保洁；

5.4会议现场温度、灯光、音响等随时进行调节；

5.5突发事件处理，突发事件处理程序可参见附录H；

5.6会议期间，会议服务人员应该保持安静，做到说话轻，走路轻，禁止出现较大的噪音;

5.7会议结束后，打开会议室大门，给嘉宾引路，并收拾会议室内的垃圾，清理并打扫会议室卫生。

会议结束

6.1检查会议室是否有遗留物品，统一交由秘书科存放，等待失主认领。

6.2最后关闭锁好门窗、电源、会议室门，填写会议服务记录表格。

(1)会务人员选聘

选聘会务服务人员时，主要考虑下述事项：

受教育程度；

实际工作经验、技能；

身高、形象；

沟通表达、应变能力；

其他行为素质等。

会务人员培训

7.1培训内容应包括但不限于以下方面:

(1)组织的服务理念、组织文化；

(2)会务管理和会务服务的理论知识；

(3)保密制度；

(4)会务服务人员仪表、仪态，会务服务人员的仪表、仪态；

(5)会务服务人员操作技能；

(6)会务服务人员心理素质；

(7)应对常见会务突发事件；

(8)其他行为素质等。

7.2培训方式应采用但不限于以下方面：

(1)利用组织制定的服务手册，聘请教师授课；

(2)聘请专业培训机构；

(3)组织内部指导；

(4)定期进行演练、考试等。

会务服务操作规程

8.1需求确认：

(1)进行会务需求了解时，针对本组织可以提供的会务服务内容，设计标准问卷以引导会议主办方更准确的提出会务需求。

(2)对会务需求进行书面登记并与会议主办方确认。

8.2服务策划：

根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划，形成实施方案，其中宜包含但不限于以下方面：

(1)职责分工；

(2)时间安排；

(3)场地安排；

(4)会务用品及硬件设施配备；

(5)突发事件应对措施；

(6)会议秩序及安全等。

8.3会后整理：

将会后整理内容进行细分，并制定相应标准。会后整理内容包含但不限于以下方面：

(1)回收可重复使用的用品，清点数量并记录等，将座席牌、桌椅等归位。用品的清洗、存放和消毒要求可参见