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OA系统使用及管理

作业标准及流程

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审核：

拟稿：

主责中心/部门

相关中心/部门

文件执行日期

备注

第PAGE5页共5页

1目的

为了保障OA系统在公司良好运行，特制定本作业标准及流程。

2适用范围

本作业标准及流程适用于公司各部门对OA系统使用及管理等事宜。

3术语和定义

OA系统：是指“用友致远A6协同管理软件”。

4职责

4.1信息管理中心

4.1.1专设OA系统管理员，负责公司用户账号创建、授权、变更、注销，以及用户培训、客户端维护。

4.1.2负责OA系统相关操作的指导，以及提供软硬件技术支撑。

4.1.3负责对基本使用规范以及系统安全管理的检查，并有权对相关责任人进行处罚。

4.2战略管理中心企业管理部

4.2.1负责对文件电子签批的情况进行抽查，并有权直接对超时未审批人员及相关责任人员进行处罚。

4.2.2负责向信息管理中心OA系统管理员提供最新组织架构调整信息。

4.3人力资源中心

负责向信息管理中心OA系统管理员提供最新员工调整信息。

4.4各单位内业

负责本单位的OA系统用户新增账户告知、调整申请，用户指导和协调，以及经过自己的OA系统文件的跟踪、归档。

5工作程序

5.1基本使用规范

5.1.1公司所有在职内部员工必须开通OA系统用户账号，辞职前必须办理注销。信息管理中心在员工信息录入人力资源系统后自动开通OA账号并告知各个中心内业，由中心内业告知具体用户（具体操作请参照《IT系统用户账户管理作业标准及流程》相关说明）。

5.1.2公司所有已开通OA账号的员工无特殊情况（硬件或者软件条件不具备）的，在工作时间必须使用OA系统。

5.1.3由于出差、请假等长时间（18小时以上，不含18小时）不具备使用条件时，必须设置代理人代为处理相关文件。

5.1.4公司组织架构如发生调整，由战略管理中心企业管理部在信息公布同时向信息管理中心OA系统管理员通过OA协同提供最新组织架构调整信息；如有员工岗位、职务调整，由人力资源中心在信息公布同时向OA系统管理员提供最新员工调整信息并每周提供一次上一周员工异动相关信息，系统管理员在得到调整信息后两个工作日内完成更新OA系统相关

5.1.5公共信息（OA系统中“公告”、“调查”、“新闻”栏目）的发布具有严肃性，每中心设置1～3

5.1.6公共信息的发布内容须真实、及时，违者将视情节给予严格处罚。公告题头格式规范如下：[某某]

5.1.7“公告”的发布范围必须严格按照受众范围选择，如：某某公司内部信息只能选择“某某公司”；除面向全集团、涉及多个子公司的情况外，不得选择“全体员工”

5.1.8讨论区作为企业文化的展示平台，发布内容应主题健康、语言文明，并

5.1.9

5.1.10“协同工作”功能仅用于文件的电子签批以及相关正式文件的分发和传递，其他信息交流不允许使用“协同工作”

5.1.11在OA系统中电子邮箱必须使用集团专用邮箱×××@，相关设置咨询OA系统管理员

5.2文件电子签批相关规范

5.2.1公司所有文件电子签批均使用系统中“协同工作”板块。

5.2.2审批人员必须在收到文件的18小时以内（含下班时间）处理，内业必须在2小时（工作时间）以内处理。一份文件在一个部门的停留时间不得超过36小时。文件本身已注明审批时限的或基础管理文件中对该文件的审批时间有特殊规定的不受上述时限约束。（注：以上时限均不含国家法定节假日）

5.2.3协同文件名要直观反应文件相关信息，（如：[工联单]确定交房时间/凯丽滨江）文件标题按以下格式填写：

[文件类名]主题词/项目名（没有的可以不写）除公司各工程项目（凯丽豪景等）以外，可以是别的项目名，如（OA项目）

[文件类名]主题词/项目名（没有的可以不写）

除公司各工程项目（凯丽豪景等）以外，可以是别的项目名，如（OA项目）

能够反应文件的主要内容。

报告、请示、工作联系单、文件审批笺、×××申请单等（可简化，如：工联单）

对由于标题表意不明确而造成处理不及时，耽误工作的，鼓励向信息管理中心投诉。

5.2.4各单位内业负责内部签批流程及对外单位内业的流程的建立；发起人负责跟踪文件的签批，对文件的签批进行监督和督促，并及时提醒各审核人员按时完成签批。

5.2.5审批文件时（即给予节点权限为“审批”）必须明确标识“同意”或者“不同意”，并在系统特定意见栏注明相关意见。正文表格中的意见栏是否填写