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文件管理流程

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1999年3月18日

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目的：

为加强公司公文管理，达到规范化、制度化、科学化管理，便于工作，利于保密，提高工作效率，特制定本办法。

适用范围：

本办法适用于中远房地产开发有限公司及下属公司。

术语和定义：

本办法对公司行政、党务类公文管理作了具体规定。

本办法结合本公司实际情况，基本参照《国家行政机关公文处理办法》制定。

职责：

办公室：

负责公司行政类公文管理。

负责公司党务类公文管理。

负责按规定归档后的公文管理。

各职能部门及控股子公司/项目部

负责执行公司公文管理流程。

负责按照办公室要求进行档案地管理。

管理内容：

公文的分类

本公司公文按来源，分为两大类：

外来公文，包括上级机关有关部门或单位发来的公文以及应按公文处理的重要信函。

公司形成的公文，包括公司向上级或外单位制发的公文及公司内部发文。

外来公文处理

公司外来公文，由办公室、党办根据管理职责分工，按下列程序处理：

收到外来公文，由文书检查文件是否完整，附件是否齐全后，将文件统一编号登记，附上文件处理单，交总经理办公室（党委办公室）主任拟办。

主任根据文件内容及性质，附上拟办意见。

秘书根据拟办意见将文件呈送有关领导阅批。

秘书根据阅批意见在一工作日内将公文送有关部门阅办，各部门设定专门的文书管理人员，并建立完善收发文本，对本部留存的文件进行详细、清晰的登记。

对阅批传阅的公文，由办公室文书人员安排各部门进行传阅，部门传阅时间最多不超过三天，部门经理传阅，传阅时间为一天，阅文后必须在文件上签字，本部门传阅完毕后，交由办公室文书人员递转下一部门。对急需办理的传阅公文，可先办理后传阅。

承办部门接到公文后，应按领导阅批意见及时办理。如办文确有困难，应向阅批公文的领导报告。

对需要催办的公文，办公室文书人员应按规定的日期检查办文情况。发现问题应及时向办公室主任报告。

办完的公文，需要回复的应由承办部门草拟回文，经领导审批后发出，发出的文件需在本部门的发文登记本上进行登记，不需回复的，在公文处理单上注明办理情况，交办公室登记后，由承办部门留存。

公司制发的公文的种类、格式及有关规定，公文种类：公司制发的行政、党务公文重要种类有：

决定、决议：凡对重大事项作出的安排用“决定”。经过会议讨论并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

通知、通报：发布规章、制度、转发外来公文，要求下级办知道的事项，用“通知”。表彰先进、批评错误、传达重要情况，用“通报”。

报告、请示：向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。向上级请求指示、批准、申请，用“请示”。

批复、公函：回答下级请示事项，用“批复”。不向隶属单位之间，相互洽商工作、询问和答复重要问题，用“公函”。

便函：适用于不相隶属单位之间相互洽商工作，询问和答复一般性问题，转发上级单位的一般性公文等，便函不使用文头，为方便查询，可编“便”字文号。

传真：适用于一般公务联系及紧急文件传送。凡以中远房地产开发有限公司名义发出的传真，应到办公室登记。

签报：适用于中远房地产开发有限公司内部各部室向主管领导请示或汇报工作。

会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定的事项。

公文格式：正式发文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关等部分组成。

发文机关应当写全称或规范的简称；联合行文，主办机关排列在前。

公文秘密等级、缓急、标志要清楚。密级分：“绝密”、“机密”、“秘密”；缓急分：“特急”、“急件”。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。

发文字号，由公司代字、部门代字、年号、顺序号组成。其中的年份和顺序号均用阿拉伯数字，年份用方括号括上。

公文标题，应当准确简要地概括公文的重要内容，一般应标明本公司的全称或规范化简称和公文种类。除批转法规性文件外，一般不加书名号。使用印有公司名称标头的文件纸和作首页的公文，标题中不再标明公司名称。

公文一律加盖公章。

主送单位：即行文的对象；抄送单位：即与文件有关的机关；内抄部门，即本公司各部。

公文如有附件应在正文之后注明附件名称顺序。

成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导签发日期为准；拟稿人落款时间标明“年、月、日”即可。正式发文应标注主题词。公文纸一般用A4纸，左侧装订。

行文规定：

公司向上级行文，应按隶属关系进行，一般不得越级请示。特殊情况必须越级行文时，应抄报越级的上级。

请示的公文，应一事一文。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人。请示的公文不应抄送给同级或下级部门。

签报的公文，应一事一报。签报不得使用“公司领导”称谓，应写明公司具体领导且仅限一人。签报不要直