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会议室管理细则

一、会议室使用原则

1.会议室使用应以公司内部会议为主，优先满足公司业务发展需求。

2.遵循高效、节能、环保的原则，合理配置会议室资源。

3.会议室使用应遵循提前预约、按时使用、爱护公物、保持卫生的原则。

二、会议室预约与使用

1.预约流程

a)使用部门需提前三个工作日向行政部提交会议室预约申请。

b)行政部根据会议室使用情况，合理安排会议时间及地点，并在一个工作日内回复预约结果。

c)预约成功后，使用部门不得随意更改会议时间、地点，如确需更改，需提前一个工作日通知行政部。

2.使用要求

a)会议室使用期间，使用部门需遵守公司各项规章制度，确保会议秩序。

b)使用部门应在会议结束后，将会议室恢复原状，并关闭电源、水源等设施。

c)如需在会议室内进行特殊布置，需提前向行政部申请，并在会议结束后恢复原状。

三、会议室设备与维护

1.设备配置

a)行政部负责会议室设备的采购、维护及更新。

b)会议室设备包括但不限于投影仪、音响、电脑、白板等，根据会议室规模及需求进行配置。

2.设备使用

a)使用部门应在会议开始前熟悉设备操作，如有疑问，可向行政部咨询。

b)使用部门应爱护会议室设备，合理使用，如有损坏，需按公司规定承担相应责任。

四、会议室卫生与安全

1.卫生要求

a)行政部负责会议室的日常清洁工作。

b)使用部门应在会议结束后，将产生的垃圾带走，保持会议室卫生。

2.安全要求

a)会议室使用期间，使用部门应确保参会人员的人身安全。

b)使用部门应遵守公司消防安全规定，确保消防设施正常使用。

五、会议室管理考核

1.行政部定期对会议室使用情况进行检查，对违规行为进行通报批评。

2.对违反会议室管理规定的部门或个人，将按照公司规定给予相应处罚。

3.鼓励各部门积极提出会议室管理改进建议，共同提高会议室使用效率。

四、会议室服务与支持

1.会前服务

a)行政部根据会议需求，提供必要的会前准备，如会议资料发放、会场布置等。

b)使用部门如需特殊服务，应提前与行政部沟通，确保会前准备工作顺利进行。

c)对于重要会议，行政部应安排专人负责会场签到、引导等工作。

2.会中服务

a)行政部应确保会议室设备的正常运行，如遇设备故障，应及时进行维修或更换。

b)使用部门如需会中服务，如添茶倒水、更换投影仪片源等，可随时联系行政部。

c)对于突发情况，行政部应迅速响应，协助使用部门处理相关问题。

五、会议室管理与优化

1.管理制度

a)行政部应建立健全会议室管理制度，定期更新，确保制度的适用性和有效性。

b)使用部门应熟悉并遵守会议室管理制度，共同维护良好的会议环境。

2.优化措施

a)行政部定期收集会议室使用反馈，针对问题进行改进和优化。

b)鼓励各部门提出创新性建议，提高会议室使用效率和体验。

c)定期对会议室设备进行维护保养，确保设备性能和延长使用寿命。

六、会议室费用管理

1.费用标准

a)行政部根据公司财务规定，制定会议室使用费用标准，并向各部门公示。

b)使用部门按照实际使用情况，合理预估会议费用，并在预算范围内进行控制。

2.费用报销

a)使用部门在会议结束后，按照实际使用情况，向行政部提交费用报销申请。

b)行政部对报销申请进行审核，确保费用的合理性和合规性。

c)报销流程应符合公司财务规定，报销资料需齐全、真实、准确。

七、会议室环境保护

1.环保意识

a)使用部门应提高环保意识，减少一次性用品的使用，倡导绿色会议。

b)行政部应定期检查会议室环保设施，确保设施正常运行。

2.废弃物处理

a)使用部门产生的废弃物应按照公司环保规定进行分类处理。

b)行政部负责监督废弃物处理过程，确保合规合法。

七、会议室使用培训与指导

1.培训安排

a)行政部定期组织会议室使用及相关设备操作的培训，提高各部门使用会议室的效率和能力。

b)培训内容包括会议室预订流程、设备操作方法、会议组织技巧等。

c)各部门应积极参与培训，确保员工能够熟练掌握会议室使用相关知识。

2.指导服务

a)行政部为各部门提供会议室使用指导服务，解答使用过程中遇到的问题。

b)对于新入职员工，各部门需确保其接受会议室使用培训，并在实际操作中得到指导。

八、会议室安全管理

1.安全措施

a)行政部负责制定会议室安全管理制度，包括防火、防盗、防爆等措施。

b)会议室应配备必要的安全设施，如灭火器、疏散指示牌等。

c)各部门在使用会议室时，应遵守安全规定，确保会议安全进行。

2.应急处理

a)行政部应制定应急预案，针对会议室可能发生的突发事件进行应急处理。

b)使用部门在遇到安全问题时，应立即启动应急预案，并及时报告行政部。

九、会