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加强办公室档案管理的创新思路研究

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陈姝

【摘要】无论是对于企事业单位抑或是其他任何单位，档案管理工作都非常重要。办公室档案管理工作关系到单位的发展，加强和重视档案管理工作是单位应该正视的问题。只有不断加强对单位办公室档案管理的重视与关注，才能让档案发展更上一层楼，在档案的作用下助力单位前进。自从档案发展以来我国就对此有了一定程度的研究和探讨，但实际上，我国的单位办公室档案管理工作仍然存在着一定的问题。这就需要我们不断地去探索与创新，以解决更多实际问题。本文将针对单位办公室管理存在的一些问题进行分析与阐述，并论述加强办公室档案管理的创新思路。

【关键词】办公室档案;档案管理;存在问题;创新思路

随着社会的发展以及企事业单位的不断深化管理，办公室档案管理工作在实际工作中扮演着越来越重要的角色。社会在进步、科技在发展，我们应该发现传统档案管理中存在的问题，并针对问题采取积极有效的措施，使得档案管理工作发挥出应有的作用。只有不断创新、革陈出新，不断完善现有的档案管理体系，才能有效提升档案管理工作效率，让我国单位办公室档案管理在良好的体系中茁壮成长。

一、单位办公室档案管理职能定位混乱

（一）对于档案管理工作性质的错误认识。由于单位办公室档案管理发展并不算久，很多人对它的工作性质认识并不准确，这就导致了在日常工作中对档案管理的掌握不充分。对于单位办公室档案管理工作而言，它的工作性质定位为储存和档案管理，在民众需要的时候还可以及时调取查看。但从目前的单位档案管理工作来看，大多把重点放在了收集资料上，不能把相关文档分门别类地储存与管理好。

（二）对于档案管理工作任务认识不清。从目前的单位办公室档案管理工作任务来看，维护档案的完整与安全是其重中之重。档案的安全不仅关系着整个单位的商业机密，更涉及员工的政治信息机密。维护档案的完整是整个档案管理工作中的共同任务与目标。但就目前的单位办公室档案管理工作来看，很多都把工作任务定位为收集资料，储存信息等，忽略了档案的完整性与安全性。办公室档案管理的具体任务应为：（1）防止档案的损坏。（2）延长档案的寿命。（3）维护档案的安全。只有做好以上几点，才能真正地认识档案管理工作的任务，落实好档案管理工作的各项任务。

（三）对于档案管理工作方向性模糊。缺乏统一的管理，一些单位主管部门既管理固定工身份和部分合同制工人档案，同时也管理合同制工人档案。这样的管理方式和管理体制与市场经济发展不相适应。企事业单位应当紧跟时代发展的步伐，朝着市场经济发展的方向努力，向着市场经济发展的方向发展自身的档案管理工作，使得目标明确而具有方向性。

二、单位办公室档案管理工作中存在的问题

（一）办公室档案存储制度不完善。办公室档案管理工作是有需要的时候可以快速地查询、调取。然而在实际的工作确保中，办公室档案储存制度并不完善。其主要原因是各部门之间缺乏良好的沟通与配合。例如人事部的档案管理工作，需要财务部、统计部等相关部门的相互配合才能更好地完成。这些部门属于同级部门，彼此互不帮助，自己管理自己部门的档案，不愿意将自身部门的档案外借，不把自身部门档案交由办公室进行管理。虽然自己管理自己部门的档案，更方便查找，但是这样容易造成办公室档案管理内部档案收录不完整、不全面等问题。

（二）办公室档案管理人员设置不合理。企事业单位办公室档案管理的人员设置大概可以分为两大类：一类是负责档案收录和管理的人员，另一类是负责进行档案查阅的人员。办公室档案管理人员的设置之间关系到档案管理工作的正常进行。负责这部分工作的人员要更具专业性、严谨性。但有研究发现，很多企事业单位的档案管理对于档案查阅工作并不重视。在设置人员时也只是安排一些返聘人员或者是年老的员工。这些员工虽然在接待来访群众时态度和蔼，但由于年龄与专业知识的限制，在工作时难免怠慢，操作时由于对电脑的不属于以及对档案管理工作的不熟悉、对信息化技术了解少等，不能熟练地操作电脑技术。再者并不是每一天都有人去查阅，所以负责这部分工作的人员变得可有可无。这也是档案查阅工作人员不受重视的主要原因之一。

（三）办公室档案管理施展空间有限。随着办公室档案管理的不断发展，目前单位办公室档案管理已初具规模。办公室档案管理势必要跟上时代发展的步伐。一次全新的档案管理改革势在必行。将现有的办公室档案管理模式进行全新的规划与革新，发挥档案管理的更大作用，更加方便人们查阅和调取档案。但在实际的践行过程中却会遇到很多困难，比如人手不足的问题。大部分的单位档案都是长年累月地积累，数量巨大，整理起来繁杂，任务艰巨，如果想要改变现状势必要花费巨大的经费。经费开销大幅度增长，企事业单位很难承担这部分的额外开销，所以要想做好办公室档案管理的改革工作是非常困难的。即使企事业单位有心要改善现如今的档案管理状况，也可能因