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会议管理系统及信息发布解决方案设计

会议管理及信息发布解决方案的建设目的在于提高会议系

统的服务水平，满足时代发展对会议系统的新要求。该系统是

整个会议系统的粘合剂和大脑，让各个会议子系统不再孤立运

作，智能地安排各个系统相互协作，为会议组织工作提供更高

效的帮助。

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信息发布系统的主要功能包括在中控端的主机或远程控制

机上进行操作，每个屏幕可以根据客户需要任意划分，每个划

分的区域可以显示不同的内容。具有完整的会议室预约模块，

可以通过IE浏览器进行会议预约管理，并将会议室使用信息

实时在显示终端上进行显示。

本系统是一个软硬结合的智能系统，用户在进行会场预订

时，可通过点选设备或选择场景模式来提出对会场环境的要求。

系统能自动将这些要求翻译成控制指令，交给现场控制器执行，

实现设备的控制，整个过程无需人工干预。

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：会议开始前，系统可以在会场设置导引屏幕，显示会议

室的地图、会议日程、参会人员名单等信息，方便参会人员快

速找到会议室并了解会议情况。

5)会议记录：会议结束后，系统可以自动生成会议记录，

包括会议主题、参会人员、会议内容、决议等信息，方便参会

人员回顾会议内容和做出后续行动。

该会议管理系统采用B/S结构，用户无需安装任何软件，

通过网络浏览器（如IE）即可直接使用。该系统大量采用

WEB2.0技术，使用直观的图形化交互界面，例如录入参会人

员名单时，支持智能搜索，可加快录入速度。

该系统的设备控制程序采用统一的驱动程序格式封装，现

场控制器通过装载不同的驱动程序可控制任何一种设备。此外，

该系统可对会议次数、人数、时长、会议室使用情况、设备使

用情况等数据进行统计和分析，并支持计费统计。该系统具有

很高的开放性，既可以做为独立的软件系统运行，也可以与其

他系统，如办公自动化系统（OA）整合，实现单点登录、统

一权限管理，成为OA系统的一个模块。

该系统的特色功能包括会议室预订、预订审核、会议通知、

会场导引和会议记录。在预订会议室时，预订人可通过状态图

查看会议室的忙闲状态，进行预订并选择是否发送会议通知、

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短信提醒等。预订表单提交后，进入审核阶段，系统可自动审

核或由会议室管理人员进行审核。会议预订生效后，系统将根

据预存的数据自动发送会议通知，包括会议变更或取消的通知，

以及会前十五分钟的短信提醒。会议开始前，系统可在会场设

置导引屏幕，方便参会人员找到会议室并了解会议情况。会议

结束后，系统可自动生成会议记录，方便参会人员回顾会议内

容和做出后续行动。

和安全

系统支持多用户、多角色、多权限管理，保证数据安全。

系统支持备份和恢复功能，保证数据不丢失。

系统支持日志记录功能，记录用户操作行为，便于管理

和追溯。

系统支持定期更新和升级，保证系统的稳定性和安全性。

系统能够自动检测和修复系统漏洞，保证系统的安全性。

系统支持密码策略，保证用户密码的安全性。

系统支持单点登录，保证用户登录的方便性和安全性。

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