档案管理制度方案.docx

档案管理制度方案

一、档案资料的建立

住宅小区物业管理档案的建立与管理主要是围绕执行规章制度而进行的。严格执行规章制度，就需要通过档案管理手段对相关记录进行规范、整理、归档。做到每一项管理工作都有计划、有制度规范、有工作详实记录，并配备档案管理人员，对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理，为整个管理工作的分析、改进、预防和提高提供可靠的依据。

（一）建立物业管理档案资料的重要性

1.物业管理档案是所做工作地见证。推行质量管理体系。对所开展的每一项工作进行记录，作为分析前期工作成效、改进后期工作的依据。

2.有利于规范管理，理顺管理关系。物业管理的对象是物业，包括房屋主体建筑、配套公共设施、机电设备、安全、环境卫生、社区服务等，服务对象是物业使用人，服务范围广泛，管理对象多而复杂，监督困难。建立一套完善、规范的物业管理档案，既便于有条不紊地开展工作，又方便客户对管理工作进行监督，使我们的服务始终能满足客户的要求。这样，就不仅仅要求我们开展实实在在的工作，而且要求我们能想客户之所想，客户未想到的我们也已想到，客户想到的我们已做好，真正做到“超前”服务。在实际工作开展过程中或之后必须做好记录，并及时对客户进行回访，根据客户反馈的意见不断完善我们的服务工作。做到管理规范化，决策科学化，工作程序化，最终达到客户满意。

3.有利于收集有关法律、法规，及时引进管理的新方法、新理念，做好来往文件、信息、意见的记录、归档和处理工作。使我们的工作做到有法可依、有法必依，并不断改进和提高，始终保持管理的科学性、规范性和高效率。

综前所述，档案资料管理工作作为物业管理的软件部分，与硬件的管理同等重要，缺一不可，两方面的工作必需齐头并进才能达到规范化管理的要求。

（二）物业管理档案资料的建立

1.我公司在建立完善档案资料过程中，为使其更加科学、严谨、高效，已成功导入ISO9000质量管理体系，根据公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录控制等程序，使物业管理档案的建立有章可循，有据可查。

2.在具体执行过程中，我公司采用三个层次的档案资料管理模式。因为质量管理体系并不是包罗万象的，许多规章制度的建立与实施在管理体系的控制之外（如财务管理等）。另外，须接受行业主管部门的指导和监督，并执行相关法律规范，结合这一特点，管理处档案管理的三个层次如下：

（1）以住房和城乡建设部颁发的《全国物业管理示范小区标准》建立管理档案框架，整个公司的档案资料架构都采用统一格式，此为档案管理的第一层次；

（2）结合住宅小区的实际情况，对公司ISO9000质量管理体系文件及公司行政、公共事务、公众管理制度进行适应性修改，并融入到架构中形成住宅小区档案资料的第二层次；

（3）在物业管理实际运作中，以执行质量管理体系文件及相关规章制度形成的各种现场、实际记录为内容，补充到管理档案架构中，形成档案资料管理第三层次。

公司质量管理部根据这三个层次建立出一套档案资料范本（包括目录和具体内容样本），然后由各部门依此范本完善本部门整个管理档案体系。

3.按资料载体的类型采用恰当且安全的保存方式，其资料的涉及面既多且广，因此许多原始文件资料必须以分类别、分层次并以保密方式保存，对经常使用的日常管理档案采用定期归档方式保存，严格按档案管理相关制度进行。

4.所有资料实行“双档”（电脑档案、文本档案）管理。

（三）档案资料的建立流程

1.档案的建立执行以下流程：

收集—整理—分类—编号—登记—输入电脑—入柜—利用—检查

2.明确建档内容，实行系统收集、集中管理。

（1）设施、设备档案：建筑工程资料、图纸，公用设施资料、图纸，室外管网资料、图纸，安装、维修、运行、改造、扩建等项目资料、图纸。

（2）住户档案：业主登记表，购（租）房合同，入住通知书、证件、业主公约、装修申请表等资料。

（3）管理档案：文秘档案、人事档案、财务档案和荣誉档案。

（4）其他档案

3.建档要求：电脑化、集中化、有序化、信息化。

竣工验收资料，接管验收资料，维修、改造资料，日常巡视维护记录运行记录，投诉与回访记录，各种活动记录及客户有关档案资料。依据住房和城乡建设部颁布的《全国物业管理示范小区标准》建立档案管理资料。

保存资料，按分类顺序编号、登记造册，形成文件目录，为方便管理工作，除部分保密文件、永久性文件外，档案实行开架管理。按规定设置子目录进行分类文件整理，定期输入资料并维护。根据管理条例分类保存：

（1）定期性管理档案；

（2）保密、永久性管理档案。

（四）档案资料的分类

1.接管移交的资料

接管移交的资料列表

资料分类

序号

资料内容

工程建筑产权资料

1

规划图纸、项目批文、用地批文

2

建筑许可证、投资许可证、开工许可证

工程技术资料

3

红线图、总平面图

4

地质勘察报告、开竣工报告