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会议档案管理与归档制度

会议档案管理与归档制度

第一章总则

第一条为规范公司会议档案的管理工作，确保会议档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各类会议的档案管理，包括但不限于董事会会议、股东会、监事会、经理办公会、部门会议、专项会议等。

第三条会议档案管理应遵循以下原则：

（一）真实性原则：会议档案应真实反映会议内容，不得篡改、伪造。

（二）完整性原则：会议档案应包括会议通知、议程、记录、录音、录像、决议、纪要、报表等相关资料。

（三）安全性原则：采取有效措施确保会议档案的安全，防止档案损坏、丢失或泄露。

（四）利用率原则：提高会议档案的利用率，为公司决策提供参考。

第二章组织与职责

第四条公司设立档案管理部门，负责公司会议档案的统一管理。

第五条档案管理部门的主要职责：

（一）制定本制度并监督实施。

（二）负责会议档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

（三）建立健全会议档案管理制度，确保档案管理工作的规范化、制度化。

（四）开展会议档案的培训、宣传和咨询工作。

第六条各部门应设立专人负责本部门会议档案的管理工作，具体职责如下：

（一）按照本制度要求，及时、准确收集会议档案。

（二）负责本部门会议档案的整理、归档和保管工作。

（三）协助档案管理部门做好会议档案的利用和销毁工作。

第三章会议档案的收集与整理

第七条会议档案的收集范围：

（一）会议通知：包括会议时间、地点、参会人员、议程等。

（二）会议议程：包括会议主题、议题、主持人、记录人等。

（三）会议记录：包括会议讨论内容、发言、表决结果等。

（四）录音、录像：会议现场录音、录像资料。

（五）决议、纪要：会议形成的决议、纪要等文件。

（六）报表：会议相关的统计、分析报表。

第八条会议档案的整理要求：

（一）按会议时间顺序排列，形成会议档案卷。

（二）会议档案卷内文件应分类存放，顺序排列。

（三）文件目录应详细列明文件名称、页数、归档日期等。

（四）文件破损、缺失等情况，应在目录中注明。

第四章会议档案的归档与保管

第九条会议档案的归档：

（一）会议结束后，主办部门应及时将会议档案整理完毕，报送档案管理部门。

（二）档案管理部门对报送的会议档案进行审核，合格后予以归档。

第十条会议档案的保管：

（一）档案管理部门应根据会议档案的重要程度，选择合适的保管条件，确保档案的安全。

（二）档案管理人员应定期对会议档案进行检查，发现问题及时处理。

（三）档案管理部门应建立健全会议档案的借阅制度，规范借阅流程。

第十一条会议档案的销毁：

（一）会议档案保管期限到期后，需销毁的，应由档案管理部门提出销毁申请，经公司领导批准后，按照规定程序销毁。

（二）销毁前，应进行鉴定、核对，确保档案完整无误。

第五章会议档案的利用

第十二条会议档案的利用范围：

（一）公司内部查阅、引用会议档案。

（二）为内部调查、审计、检查等工作提供档案资料。

（三）为公司决策、研究、规划等工作提供参考。

第十三条会议档案的利用程序：

（一）利用部门向档案管理部门提出申请，说明利用目的、范围和期限。

（二）档案管理部门审核申请，经批准后，提供档案资料。

（三）利用部门在使用档案资料后，应及时归还。

第六章附则

第十四条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第十五条本制度自发布之日起施行。

（注：以上制度内容仅供参考，具体内容可根据公司实际情况进行调整。）